Cara Membuat Nomor Invoice Otomatis di Excel dengan Macro VBA Sederhana

Dalam dunia administrasi koperasi simpan pinjam, efisiensi dan ketepatan pencatatan transaksi menjadi kunci utama. Salah satu hal penting adalah penerbitan nomor invoice untuk setiap transaksi. Namun, jika dilakukan secara manual, penomoran ini bisa saja membingungkan dan berisiko duplikat. Oleh karena itu, pada artikel ini kita akan membahas cara membuat nomor invoice otomatis di Excel menggunakan macro VBA, yang bisa sangat membantu dalam mengotomatisasi tugas harian Anda.

Mengapa Perlu Nomor Invoice Otomatis?

Nomor invoice yang terstruktur dan unik akan mempermudah:

• Pelacakan transaksi
• Pembuatan laporan
• Audit internal
• Menghindari kesalahan input manual

Dengan menerapkan cara membuat nomor invoice otomatis di Excel, pekerjaan menjadi lebih efisien dan minim risiko kesalahan.

Format Nomor Invoice yang Digunakan

Kita akan membuat format nomor invoice sebagai berikut:

INV/TanggalTransaksi/KategoriProduk/NomorUrut

Penjelasannya:

• INV: kode tetap
• TanggalTransaksi: tanggal transaksi dalam format YYYYMMDD misalnya 20250425
• KategoriProduk: nama kategori (misalnya: KMO, KSE, KHP, dll)
• NomorUrut: nomor urut berdasarkan kategori produk dan tahun

Nomor urut akan di-reset setiap pergantian tahun dan dihitung ulang per kategori. Sementara untuk format tabelnya, kita buat sederhana saja seperti berikut:

Kode VBA untuk Membuat Nomor Invoice Otomatis

Untuk menerapkan cara membuat nomor invoice otomatis di Excel, Anda perlu menggunakan macro VBA. Berikut ini kode lengkapnya:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = Me

    ' Jalankan hanya jika kolom B (tanggal) atau C (kategori) diubah
    If Not Intersect(Target, ws.Range("B:B,C:C")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Dim row As Long
        row = Target.Row

        ' Pastikan tanggal dan kategori sudah diisi
        If IsDate(ws.Cells(row, 2).Value) And ws.Cells(row, 3).Value <> "" Then
            Dim tanggalStr As String
            Dim tahunStr As String
            Dim kategori As String
            Dim nomorUrut As Long
            Dim invoiceBaru As String
            Dim i As Long

            tanggalStr = Format(ws.Cells(row, 2).Value, "yyyymmdd")
            tahunStr = Format(ws.Cells(row, 2).Value, "yyyy")
            kategori = ws.Cells(row, 3).Value
            nomorUrut = 1

            ' Hitung jumlah data dengan kategori dan tahun yang sama
            For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
                If i <> row And IsDate(ws.Cells(i, 2).Value) Then
                    If Format(ws.Cells(i, 2).Value, "yyyy") = tahunStr _
                       And ws.Cells(i, 3).Value = kategori Then
                        nomorUrut = nomorUrut + 1
                    End If
                End If
            Next i

            invoiceBaru = "INV/" & tanggalStr & "/" & kategori & "/" & Format(nomorUrut, "000000")
            ws.Cells(row, 4).Value = invoiceBaru 'Tulis invoice ke kolom D
        End If
    End If
End Sub

Penjelasan Singkat

Berikut adalah penjelasan singkat dari script VBA di atas:

• Worksheet_Change: Trigger saat kolom B (tanggal) atau C (kategori) diubah.
• Intersect(...): Memastikan hanya berjalan jika yang diubah adalah kolom B atau C.
• IsDate(...) dan <> "": Mengecek bahwa tanggal dan kategori sudah diisi.
• Format(...): Mengubah tanggal ke format YYYYMMDD dan mengambil tahunnya.
• Loop For: Menghitung jumlah transaksi dengan kategori dan tahun yang sama.
• nomorUrut + 1: Menentukan nomor urut berdasarkan data sebelumnya.
• Format(nomorUrut, "000000"): Membuat nomor urut 6 digit (000001, 000002, dst).
• invoiceBaru = ...: Menyusun format: INV/YYYYMMDD/Kategori/NomorUrut.
• ws.Cells(row, 4).Value = invoiceBaru: Menulis nomor invoice ke kolom D.

Cara Memasang Macro Nomor Invoice Otomatis di Excel

Berikut ini langkah-langkah cara membuat nomor invoice otomatis di Excel menggunakan kode di atas:

1. Buka file Excel tempat Anda mencatat transaksi.
2. Tekan tombol ALT + F11 untuk membuka Visual Basic for Applications (VBA).
3. Di jendela Project (kiri), cari nama sheet tempat data transaksi dicatat (misalnya “Sheet1”).
4. Klik dua kali pada nama sheet tersebut.
5. Paste kode macro di atas ke jendela kode yang muncul.
6. Tutup jendela VBA dan kembali ke Excel.
7. Coba masukkan tanggal transaksi di kolom B dan kategori di kolom C — maka kolom D akan otomatis mengisi nomor invoice sesuai format.

Berikut penampakannya dalam jendela Editor VBA:

Contoh Output Otomatis

Jika semua langkah di atas dilakukan dengan benar, maka ketika kita selesai mengetik tanggal transaksi dan kategori produknya, nomor invoice akan muncul secara otomatis. Berikut hasilnya:

Manfaat Menggunakan Macro Invoice Otomatis

Dengan memahami cara membuat nomor invoice otomatis di Excel, Anda mendapatkan keuntungan berikut:

• Nomor invoice unik dan rapi tanpa input manual.
• Pengelompokan otomatis berdasarkan kategori dan tahun.
• Otomatisasi penuh, tanpa perlu drag formula atau copy-paste.
• Siap digunakan untuk koperasi, usaha kecil, atau perusahaan.

Tapi jika Anda lebih suka menggunakan rumus, cara membuat nomor invoice otomatis di Excel dengan rumus beserta penjelasannya sudah pernah ditulis di SINI.

Tips Tambahan

Jika Anda ingin mengembangkan fitur ini lebih lanjut, Anda bisa:

• Menambahkan tombol cetak invoice ke PDF
• Menyimpan data ke sheet khusus rekap transaksi
• Menggunakan UserForm untuk input data yang lebih user-friendly

Dengan begitu, cara membuat nomor invoice otomatis di Excel bisa menjadi awal dari sistem pencatatan transaksi digital yang lebih profesional.

Penutup

Membuat nomor invoice secara otomatis di Excel bukanlah hal yang sulit jika Anda memahami konsep dasarnya. Dengan memanfaatkan VBA Macro sederhana seperti di atas, Anda bisa menghemat banyak waktu dan menghindari kesalahan manusia. Semoga tutorial cara membuat nomor invoice otomatis di Excel ini bisa membantu Anda dalam membangun sistem administrasi yang lebih baik, khususnya di koperasi simpan pinjam atau jenis usaha lainnya.

Jika Anda ingin belajar lebih banyak lagi seputar automasi Excel untuk koperasi, jangan ragu untuk mengeksplorasi artikel kami lainnya!

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempraktikkan Cara Membuat Nomor Invoice Otomatis di Excel dengan Macro VBA ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!