Cara Buat Invoice di Excel Secara Otomatis dengan Nomor Invoice Ala Tokped

Cara buat invoice di Excel dengan nomor invoice yang otomatis adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh admin perusahaan, khususnya untuk perusahaan UMKM yang sedang berkembang. Invoice sendiri adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk mengirimkan tagihan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Ini adalah instrumen keuangan yang penting dalam proses bisnis karena menyediakan informasi tentang jumlah yang harus dibayar, rincian barang atau jasa yang dibeli, tanggal pembelian, dan informasi lain yang relevan.

Invoice biasanya mencakup elemen-elemen seperti nomor invoice, rincian perusahaan, rincian pelanggan, deskripsi barang/jasa dan total pembayaran, dll.

Invoice digunakan sebagai instrumen penting untuk memfasilitasi proses pembayaran antara perusahaan dan pelanggan. Ini membantu perusahaan memastikan bahwa mereka menerima pembayaran yang tepat dan memberikan pelanggan informasi yang jelas tentang tagihan yang harus dibayar. Selain itu, invoice juga digunakan untuk keperluan akuntansi, pencatatan penjualan, dan pelacakan keuangan.

Secara umum, invoice harus disusun secara akurat, jelas, dan sesuai dengan persyaratan hukum yang berlaku. Penggunaan perangkat lunak akuntansi atau sistem otomatisasi bisnis dapat membantu dalam pembuatan dan pengelolaan invoice dengan lebih efisien. Dan salah satu yang bisa diotomatisasi pembuatannya adalah nomor invoice yang sebentar lagi akan kita buat menggunakan fungsi Microsoft Excel. Berikut adalah tahapan membuat Invoice di Excel dengan cepat dan akurat:

Penjelasan Nomor Invoice

Nomor invoice adalah identifikasi unik yang diberikan kepada setiap faktur atau tagihan yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan kepada pelanggan atau klien sebagai bukti pembelian atau jasa yang diberikan. Nomor invoice digunakan untuk melacak transaksi, memfasilitasi proses pembayaran, dan mencatat informasi keuangan.

Aturan pembuatan nomor invoice dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan preferensi perusahaan, serta persyaratan hukum di negara tempat bisnis tersebut beroperasi. Namun, berikut adalah beberapa aturan umum yang digunakan dalam pembuatan nomor invoice:

• Format Nomor Invoice: Tentukan format yang akan digunakan untuk nomor invoice. Format ini dapat mencakup elemen seperti tanggal, nomor urut, awalan khusus, dan lain-lain. Misalnya, nomor invoice bisa berupa kombinasi huruf dan angka seperti INV-001, atau menggunakan format numerik seperti 2023-001.
• Awalan atau Prefiks: Tambahkan awalan atau prefiks di depan nomor urut untuk memberikan identitas unik pada invoice. Awalan ini dapat berupa inisial perusahaan, kata-kata seperti “INV”, “IVR” atau “FAKTUR,” atau kombinasi lainnya. Tujuannya adalah untuk membedakan invoice dari dokumen lain dan memberikan pengenalan merek perusahaan.
• Nomor Urut: Tentukan metode penomoran yang akan Anda gunakan. Anda dapat memilih penomoran berbasis tahun (misalnya, 2023-001), penomoran berbasis bulan (misalnya, 05-001), atau penomoran berurutan tanpa mempertimbangkan tanggal atau bulan. Nomor urut harus dimulai dari angka awal yang sesuai dan terus meningkat secara berurutan.
• Keunikan Nomor Invoice: Pastikan setiap nomor invoice unik dan tidak ada duplikasi. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan dan kesalahan dalam pelacakan transaksi dan pembayaran. Sistem yang andal harus memastikan bahwa tidak ada nomor invoice yang sama yang diberikan kepada pelanggan yang berbeda.
• Konsistensi dan Kesesuaian Hukum: Pastikan nomor invoice Anda konsisten dalam format dan aturan yang telah ditetapkan. Selain itu, pastikan bahwa nomor invoice Anda mematuhi persyaratan hukum yang berlaku di negara tempat bisnis Anda beroperasi. Setiap negara dapat memiliki persyaratan khusus terkait dengan nomor invoice, termasuk format, penomoran, dan informasi yang harus disertakan.

Penting untuk mengikuti aturan dan kebijakan perusahaan Anda, serta memastikan bahwa nomor invoice Anda memenuhi persyaratan hukum yang berlaku. Selain itu, menggunakan sistem otomatisasi atau perangkat lunak akuntansi dapat memudahkan dan meningkatkan akurasi proses pembuatan nomor invoice.

Membuat Nomor Invoice A la Tokopedia

Nah, biar tidak bingung sebagai contoh kita akan belajar Cara buat invoice di Excel dengan nomor invoice yang otomatis seperti invoice yang biasa kita terima ketika bertransaksi di Tokopedia. Secara umum, format nomor invoice di tokopedia adalah sebagai berikut:

IVR/20230522/XXIII/V/0000000001

Keterangan:

• IVR : Awalan aatau prefiks di depan nomor urut untuk memberikan identitas unik pada invoice.
• 20230522 : Tanggal transaksi dengan format “yyyymmdd”
• XXIII : Tahun transaksi dalam angka Romawi dengan format “yy”
• V : Bulan transaksi dalam angka Romawi dengan format “mm”
• 0000000001 : Nomor urut transaksi.

Cara Buat Invoice di Excel dengan Nomor Otomatis

Sebagai contoh kita akan mulai membuat nomor invoicenya di sel B3. Untuk jelasnya, inilah blanko tabelnya:

Langsung saja di sel B3 kita ketik rumus sebagai berikut:

=”IVR/”&TEXT(TODAY();”YYYYMMDD”)&”/”&ROMAN(TEXT(TODAY();”YY”))&”/”&ROMAN(TEXT(TODAY();”MM”))&”/”&TEXT(ROW(A1);”0000000000″)

Jika rumus atau formula Excel yang teman-teman input benar maka nomor invoice yang dihasilkan adalah: IVR/20230522/XXIII/V/0000000001. Untuk lebih jelasnya beginilah penampakannya di tabel:

Penjelasan Rumus

Berikut adalah penjelasan dari rumus Cara buat invoice di Excel atau formula yang kita buat tadi:

• “IVR/” : Ini adalah teks statis yang akan menjadi awalan dari output rumus.
• TEXT(TODAY();”YYYYMMDD”) : Bagian ini menggunakan fungsi TODAY() untuk mendapatkan tanggal saat ini, dan fungsi TEXT() untuk mengubahnya menjadi teks dengan format “YYYYMMDD”. Misalnya, jika tanggal saat ini adalah 22 Mei 2023, maka hasilnya akan menjadi “20230522”.
• “&”/”&ROMAN(TEXT(TODAY();”YY”))&”/” : Bagian ini menggabungkan tanda pemisah “/” dengan tahun dua digit dalam format Romawi menggunakan fungsi ROMAN(). Fungsi TEXT() digunakan lagi untuk mengubah tanggal saat ini menjadi teks dengan format “YY” (misalnya, “23” untuk tahun 2023), kemudian fungsi ROMAN() mengubahnya menjadi format Romawi. Jadi, jika tanggal saat ini adalah 22 Mei 2023, maka hasilnya akan menjadi “/XXIII/”.
• “&ROMAN(TEXT(TODAY();”MM”))&”/” : Bagian ini menggabungkan bulan dalam format Romawi dengan tanda pemisah “/”. Cara kerjanya mirip dengan langkah sebelumnya, tetapi kali ini kita menggunakan format “MM” untuk mendapatkan angka bulan saat ini (misalnya, “05” untuk Mei) dan mengubahnya menjadi format Romawi. Jadi, jika tanggal saat ini adalah 22 Mei 2023, maka hasilnya akan menjadi “/V/”.
• “&TEXT(ROW(A1);”0000000000″)” : Bagian ini menggabungkan nomor urutan baris dari sel yang berisi rumus. Fungsi ROW() digunakan untuk mendapatkan nomor urutan baris, dan fungsi TEXT() digunakan untuk mengubahnya menjadi teks dengan format “0000000000”. Ini memastikan bahwa nomor urutan baris akan ditampilkan dengan panjang 10 digit dengan awalan nol jika perlu. Misalnya, jika rumus ini diterapkan pada sel A1, dan nomor urutan barisnya adalah 1, maka hasilnya akan menjadi “0000000001”.

Jadi, secara keseluruhan, rumus Cara buat invoice di Excel tersebut menghasilkan sebuah teks yang terdiri dari awalan “IVR/”, diikuti oleh tanggal dalam format “YYYYMMDD”, kemudian “/”, diikuti oleh tahun dalam format Romawi (YY), kemudian “/”, diikuti oleh bulan dalam format Romawi (MM), dan terakhir “/”, diikuti oleh nomor urutan baris dengan panjang 10 digit.

Kesimpulan

Cara buat invoice di Excel terutama untuk membuat nomor invoice yang efektif adalah langkah penting dalam mengelola bisnis Anda. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah di atas, Anda dapat menciptakan sistem nomor invoice yang konsisten, mudah dilacak, dan efisien.

Jika teman-teman membutuhkan file contoh ini untuk pembelajaran, file ini bisa di download dengan cara klik button download di bawah ini: