Membuat buku besar di Excel adalah salah satu langkah penting dalam pencatatan akuntansi yang efisien. Buku besar berfungsi sebagai ringkasan transaksi keuangan berdasarkan akun tertentu, seperti kas, piutang, utang, atau modal. Dengan menggunakan Excel, pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan lebih sistematis dan terstruktur, sehingga mempermudah dalam penyusunan laporan keuangan.
Salah satu keuntungan utama dalam membuat buku besar di Excel adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan perhitungan saldo dan mengelompokkan transaksi secara dinamis. Dengan fitur-fitur seperti rumus Excel, tabel pivot, dan conditional formatting, pengguna dapat dengan mudah mengelola data keuangan tanpa perlu melakukan perhitungan manual. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi.
Artikel ini akan membahas cara membuat buku besar di Excel secara otomatis dengan langkah-langkah yang jelas serta penjelasan rumus yang digunakan. Anda akan mempelajari bagaimana mengatur data transaksi, menggunakan rumus Excel untuk menghitung saldo secara otomatis, serta mengoptimalkan tampilan buku besar agar lebih mudah dianalisis. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat menyusun buku besar yang lebih efektif dan profesional.
Apa Itu Buku Besar?
Buku besar adalah catatan akuntansi yang merangkum transaksi keuangan berdasarkan akun tertentu, seperti kas, piutang, utang, atau modal. Buku besar berfungsi untuk mencatat debit dan kredit dari jurnal umum, sehingga memudahkan dalam penyusunan laporan keuangan. Dengan menggunakan Excel, membuat buku besar menjadi lebih praktis dan dapat diotomatisasi dengan rumus tertentu.
Dalam sistem akuntansi, buku besar digunakan untuk memastikan keseimbangan antara total debit dan total kredit. Setiap akun memiliki saldo yang akan terus diperbarui seiring dengan adanya transaksi baru. Oleh karena itu, pencatatan yang rapi dan akurat sangat penting agar laporan keuangan tetap sesuai dengan kondisi keuangan yang sebenarnya. Dengan fitur-fitur Excel seperti filter, tabel pivot, dan berbagai rumus otomatis, analisis keuangan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
Langkah-Langkah Membuat Buku Besar di Excel
Catatan: Sebelum mulai membuat Buku Besar, harap diketahui bahwa tutorial ini adalah lanjutan dari artikel sebelumnya yang berjudul: Cara Membuat Jurnal Umum di Excel untuk Perusahaan Dagang Skala Kecil. Silahkan kunjungi terlebih dahulu agar template Jurnal Umum yang digunakan sama.
Template Buku Besar yag kita gunakan adalah sebagai berikut:
Dan berikut adalah langkah-langkah untuk membuat buku besar di Excel secara otomatis:
- Siapkan Data Transaksi
- Buat lembar kerja Excel dan masukkan data transaksi dalam bentuk tabel.
- Kolom yang diperlukan: Tanggal, Kode Akun, Nama Akun, Debit, Kredit, dan Saldo.
- Buat Daftar Akun
- Di lembar baru, buat daftar akun yang mencakup kode akun dan nama akun.
- Gunakan Fungsi Filter atau PivotTable
- Untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan akun, Anda bisa menggunakan fitur PivotTable atau fungsi FILTER di Excel.
- Gunakan Rumus Excel untuk Mengisi Saldo Akhir Secara Otomatis
- Gunakan rumus LOOKUP dan ISNUMBER untuk mengambil saldo akhir.
- Tambahkan Format Otomatis
- Gunakan fitur Conditional Formatting untuk memudahkan analisis data dengan memberikan warna berbeda pada saldo positif dan negatif.
Dan berikut adalah hasil akhir dari membuat Buku Besar di Excel:
Rumus yang Digunakan
Berikut adalah rumus yang digunakan untuk membuat Buku Besar di Excel:
- Di sel D6:
=INDEX(Akun!C6:C31; MATCH(D5;Akun!B6:B31;0)) - Di sel D7:
=INDEX(Akun!D6:D31; MATCH(D5;Akun!B6:B31;0)) - Di sel H5:
=IF($D$5="";"";IF($D$7="D";H8+H7-H6;H8-H7+H6)) - Di sel H6:
=IF($D$5="";"";SUBTOTAL(9;F12:F38)) - Di sel H7:
=IF($D$5="";"";SUBTOTAL(9;G12:G38)) - Di sel H8:
=LOOKUP(2;1/(ISNUMBER(H11:H38));H11:H38) - Di sel H11:
=IFERROR(SUM(INDEX(Akun!$B$6:$F$31; MATCH(D5; Akun!$B$6:$B$31; 0); {4;5})); "") - Di sel B12:
=IF(C12<>"";B11+1;"") - Di sel C12:
=IFERROR(FILTER(Jurnal!J6:K31; Jurnal!E6:E31=D5);"") - Di sel E12:
=IFERROR(FILTER(Jurnal!D6:D31; Jurnal!E6:E31=D5);"") - Di sel F12:
=IFERROR(FILTER(Jurnal!G6:H31;Jurnal!E6:E31=D5);"") - Di sel H12:
=IF(E12=""; ""; IF($D$7="D"; H11 + F12 - G12; H11 - F12 + G12))
Penjelasan Rumus Excel yang Digunakan
Berikut beberapa rumus penting dalam membuat buku besar di Excel:
🔹 D6:
=INDEX(Akun!C6:C31; MATCH(D5;Akun!B6:B31;0))→ Mengambil nama akun dari kolom C di sheet “Akun” yang sesuai dengan kode akun di D5.
🔹 D7:
=INDEX(Akun!D6:D31; MATCH(D5;Akun!B6:B31;0))→ Mengambil tipe akun (misalnya Debit/Kredit) dari kolom D di sheet “Akun” yang cocok dengan kode di D5.
🔹 H5:
=IF($D$5="";"";IF($D$7="D";H8+H7-H6;H8-H7+H6))→ Menghitung saldo akhir dengan rumus berbeda tergantung tipe akun di D7 (debit atau kredit), jika D5 diisi.
🔹 H6:
=IF($D$5="";"";SUBTOTAL(9;F12:F38))→ Menjumlahkan kolom Debit (F12\:F38) menggunakan SUBTOTAL, jika kode akun D5 tidak kosong.
🔹 H7:
=IF($D$5="";"";SUBTOTAL(9;G12:G38))→ Menjumlahkan kolom Kredit (G12\:G38) menggunakan SUBTOTAL, jika kode akun D5 tidak kosong.
🔹 H8:
=LOOKUP(2;1/(ISNUMBER(H11:H38));H11:H38)→ Mengambil angka terakhir (yang bukan kosong) dari kolom H11\:H38.
🔹 H11:
=IFERROR(SUM(INDEX(Akun!$B$6:$F$31; MATCH(D5; Akun!$B$6:$B$31; 0); {4;5})); "")→ Menjumlahkan nilai kolom ke-4 dan ke-5 dari tabel akun yang sesuai dengan kode akun di D5, dan menampilkan kosong jika error.
🔹 B12:
=IF(C12<>"";B11+1;"")→ Mengisi nomor urut bertambah satu dari baris sebelumnya jika kolom C12 tidak kosong.
🔹 C12:
=IFERROR(FILTER(Jurnal!J6:K31; Jurnal!E6:E31=D5);"")→ Menyaring data tanggal dan keterangan dari sheet “Jurnal” sesuai dengan kode akun di D5.
🔹 E12:
=IFERROR(FILTER(Jurnal!D6:D31; Jurnal!E6:E31=D5);"")→ Menyaring data referensi akun dari sheet “Jurnal” berdasarkan kecocokan kode akun di D5.
🔹 F12:
=IFERROR(FILTER(Jurnal!G6:H31;Jurnal!E6:E31=D5);"")→ Menyaring data jumlah debit dan kredit dari sheet “Jurnal” yang sesuai dengan kode akun di D5.
🔹 H12:
=IF(E12=""; ""; IF($D$7="D"; H11 + F12 - G12; H11 - F12 + G12))→ Menghitung saldo berdasarkan nilai debit, kredit, dan saldo awal (H11) jika ada referensi akun di E12.
Kesimpulan
Membuat buku besar di Excel secara otomatis sangat membantu dalam pencatatan transaksi keuangan dengan lebih efisien. Dengan menggunakan rumus seperti SUMIF, SUMIFS, IF, dan VLOOKUP, Anda bisa mengelola data transaksi secara otomatis tanpa harus menghitung saldo secara manual. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menyusun buku besar dengan lebih cepat dan akurat, sehingga mempermudah proses akuntansi bisnis Anda.
Download Template Gratis
Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempaktikkan Cara Membuat Buku Besar di Excel Secara Otomatis ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:
Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!
0 Komentar