Cara Membuat Jurnal Umum di Excel untuk Perusahaan Dagang Skala Kecil

Jurnal umum adalah salah satu bagian penting dalam pencatatan akuntansi, terutama bagi perusahaan dagang. Dengan menggunakan jurnal umum di Excel, proses pencatatan transaksi menjadi lebih mudah, rapi, dan efisien. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah membuat jurnal umum di Excel untuk perusahaan dagang secara sederhana.

Membuat Chart of Accounts (Daftar Akun)

Langkah pertama dalam pembuatan jurnal umum di Excel adalah membuat daftar akun atau chart of accounts. Chart of accounts adalah daftar akun yang digunakan untuk mencatat transaksi dalam perusahaan dagang. Berikut cara membuatnya:

1. Buka Microsoft Excel dan buat tabel dengan kolom “Kode Akun”, “Nama Akun”, dan “Pos Saldo” (misalnya D untuk Debet dan K untuk Kredit).
2. Isi daftar akun sesuai kebutuhan perusahaan, misalnya:

• 1 ASET
  1.1 Kas
  1.2 Piutang Usaha
  1.4 Perlengkapan Kantor
  1.5 Asuransi Dibayar di Muka
  1.7 Peralatan Kantor
  1.8 Perabot Kantor
• 2 UTANG
  2.1 Utang
  2.3 Sewa Diterima di Muka
• 3 EKUITAS PEMILIK
  3.1 Modal
• 4 PENDAPATAN
  4.1 Pendapatan Usaha
  4.2 Pendapatan Sewa
  4.3 Pendapatan Bunga
• 5 BEBAN
  5.1 Beban Gaji
  5.2 Beban Iklan
  5.3 Beban Sewa Kantor
  5.4 Beban Utilitas
  5.9 Beban Rupa-Rupa

Dengan memiliki chart of accounts, pencatatan dalam jurnal umum di Excel akan lebih terorganisir. Berikut penampakannya dalam tabel Excel:

Membuat Format Jurnal Umum di Excel

Setelah daftar akun siap, selanjutnya kita membuat tabel jurnal umum dengan kolom berikut:

• Tanggal: untuk mencatat tanggal transaksi.
• No Bukti: untuk memasukkan nomor bukti transaksi (opsional)
• Keterangan: penjelasan singkat transaksi.
• Kode Akun: kode dari akun yang terlibat dalam transaksi.
• Nama Akun: nama akun yang bersangkutan.
• Debit: jumlah transaksi yang dicatat di sisi debit.
• Kredit: jumlah transaksi yang dicatat di sisi kredit.

Berikut contoh hasilnya:

.

Otomatisasi Kode dan Nama Akun

Langkah berikutnya adalah membuat dropdown list untuk kolom Kode menggunakan Data Validation. Tujuannya adalah disamping untuk memudahkan pencatatan juga untuk menghindari kesalahan input. Caranya adalah blok kolom”Kode” kemudian klik Data – Data Validation, lalu setting seperti pada gambar di bawah ini:

Catatan: rumus =Akun!$B$6:$B$31 merujuk pada sheet “Akun” yang berisi data Chart of Accounts.

Jika dropdown list di atas sudah berhasil dibuat, langkah selanjutnya adalah menampilkan keterangan nama akun menggunakan rumus VLOOKUP. Di sel F6 gunakan rumus berikut:

=IFERROR(VLOOKUP(E6;Akun!$B$6:$C$31;2;0);"")

Dan beriikut adalah hasilnya:

Penjelasan Rumus:

Rumus Excel di atas Memiliki fungsi sebagai berikut:

1. VLOOKUP(E6;Akun!$B$6:$C$31;2;0)
   • Mencari nilai yang ada di sel E6 dalam kolom pertama dari rentang Akun!$B$6:$C$31 (lSheet “Akun”).
   • Jika ditemukan, mengambil nilai dari kolom kedua dalam rentang tersebut.
   • Parameter 0 (atau FALSE) memastikan pencarian yang exact match (harus sama persis).
2. IFERROR(...;"")
   • Jika VLOOKUP menghasilkan error (misalnya, nilai di E6 tidak ditemukan dalam rentang yang dicari), maka rumus akan menampilkan kosong ("") daripada menampilkan pesan error.

Memasukkan Transaksi ke dalam Jurnal Umum

Setelah format jurnal umum dibuat, saatnya mencatat transaksi ke dalam tabel. Misalnya, pada tanggal 2 Januari 2025 pemilik perusahaan menyertakan modal usaha ke dalam perusahaan dalam bentu tunai sebesar Rp30.000.000. Maka pencatatannya adalah:

Transaksi ini menunjukkan bahwa ada penerimaan kas sebesar Rp30.000.000 yang berasal dari modal penyertaan pemiik. Berikut hasil lengkapnya untuk jurnal umum yang berisi banyak transaksi:

Membuat Laporan Keuangan dari Jurnal Umum

Dari jurnal umum di Excel, kita bisa membuat laporan keuangan seperti buku besar dan neraca saldo:

• Gunakan fitur PivotTable untuk membuat ringkasan transaksi berdasarkan akun.
• Gunakan filter untuk melihat transaksi tertentu berdasarkan tanggal atau akun.
• Gunakan SUMIF() untuk menjumlahkan saldo per akun:

Untuk melengkapi laporan keuangan ini, pembuatan buku besar dan neraca saldo akan dibahas di post berikutnya, lengkap dengan contoh hasil akhirnya.

Kesimpulan

Dengan menggunakan jurnal umum di Excel, perusahaan dagang bisa mencatat transaksi secara rapi dan terstruktur. Mulai dari membuat chart of accounts, menyusun format jurnal umum di Excel, mencatat transaksi, menggunakan rumus, hingga membuat laporan keuangan, semua bisa dilakukan dengan mudah. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda bisa meningkatkan efisiensi pencatatan keuangan perusahaan Anda.

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempaktikkan Cara Membuat Jurnal Umum di Excel untuk Perusahaan Dagang Skala Kecil ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!