Cara Cepat Merekap Data Penjualan dengan Kriteria Mendatar dan Menurun di Excel

Dalam era bisnis yang terus berkembang pesat, mengelola dan menganalisis data penjualan menjadi pondasi penting bagi keberlanjutan suatu bisnis. Salah satu aspek krusial dalam pengelolaan tersebut adalah merekap data penjualan di cabang tertentu untuk produk tertentu dan bulan tertentu.

Artikel ini akan menggali lebih dalam tentang pentingnya praktik ini dan bagaimana hal tersebut dapat menjadi kunci kesuksesan bisnis.

Pemahaman Perilaku Pelanggan

Merekap data penjualan untuk produk tertentu dan bulan tertentu memberikan wawasan yang berharga terkait dengan perilaku pelanggan. Dengan menganalisis tren penjualan pada produk tertentu, bisnis dapat mengidentifikasi produk yang lebih diminati oleh pelanggan pada periode waktu tertentu. Informasi ini dapat digunakan untuk menyusun strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran dan mengoptimalkan stok produk.

Perencanaan Stok dan Produksi yang Efisien

Dengan merekap data penjualan untuk bulan tertentu, bisnis dapat merencanakan stok dan produksi secara lebih efisien. Dengan mengetahui pola penjualan pada setiap bulan, bisnis dapat menghindari risiko stok berlebih atau kekurangan, mengoptimalkan rantai pasok, dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.

Mengukur Kinerja Produk

Mengelola penjualan untuk produk tertentu memungkinkan bisnis untuk mengevaluasi kinerja setiap produk secara individual. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang produk mana yang memberikan kontribusi terbesar terhadap pendapatan dan laba bersih. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada pengembangan produk yang sukses dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Merancang Penawaran dan Promosi yang Tepat

Pemahaman tentang penjualan pada bulan tertentu memungkinkan bisnis untuk merancang penawaran dan promosi yang lebih efektif. Misalnya, jika penjualan cenderung meningkat selama musim liburan, bisnis dapat merencanakan promosi khusus atau penawaran spesial untuk menarik lebih banyak pelanggan selama periode tersebut.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Dengan mengetahui preferensi pelanggan terhadap produk tertentu pada bulan-bulan tertentu, bisnis dapat meningkatkan pengalaman pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan menyajikan produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan pada waktu yang tepat, menciptakan hubungan yang lebih kuat antara bisnis dan konsumen.

Optimalkan Perencanaan Keuangan

Merekap data penjualan untuk produk tertentu dan bulan tertentu juga mendukung perencanaan keuangan yang lebih baik. Bisnis dapat mengidentifikasi bulan-bulan dengan penjualan tinggi dan rendah, memungkinkan mereka untuk menyusun anggaran dengan lebih akurat dan mengelola arus kas dengan lebih efisien.

Cara Merekap Data Penjualan untuk Produk dan Bulan Tertentu

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, kemampuan untuk merekap dan menganalisis data penjualan merupakan salah satu keterampilan kunci. Excel, sebagai alat spreadsheet yang powerful, menyediakan berbagai rumus dan fungsi untuk mempermudah tugas ini.

Sebagai contoh, kita punya tabel penjualan sebagai berikut:

Di sini kita akan merekap data penjualan berdasarkan produk, outlet dan bulan penjualannya. Dan berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Dropdown List untuk Kolom Produk

Sebenarnya ini langkah yang opsional. Anda boleh melewatkan langkah ini karena untuk menginput nama produk, ecommerce dan bulan bisa dilakukan secara manual selama penulisannya tidak typo karena rumus yang akan kita gunakan di total omset adalah rumus dengan kriteria pencarian persis.

Maka dari itu untuk menghindari typo kita bisa menggunakan dropdown list dari Data Validation. Langkahnya klik di sel E3 kemudian pergi ke tab Data >> Data Validation.. kemudian setting dropdown listnya seperti berikut:

Lakukan langkah yang sama untuk sel Ecommerce dan Bulan. Dan berikut adalah hasil dropdown List untuk sel Ecommerce:

2. Tandai dengan Conditional Formatting

Langkah berikutnya untuk memudahkan visualisasi data gunakan conditional formatting untuk tabel data penjualan. Langkahnya adalah sebagai berikut: Blok range B4:I17 kemudian klik Home >> Conditional Formatting.. setting conditional formatting seperti berikut:

Lakukan langkah yang sama untuk conditional bulan. Berikut adalah setting yang bisa digunakan:

Dan berikut adalah hasilnya:

3. Merekap Total Omset

Langkah terakhir adalah memasukkan rumus di sel Total Omset. Dan rumus Excel yang bisa digunakan di sel L7 untuk menjumlah total omset berdasarkan 3 kriteria adalah:

=SUMIFS(INDEX(D4:I17;0;MATCH(L5;D3:I3;0));B4:B17;L3;C4:C17;L4)

Dan berikut adalah hasilnya:

Penjelasan Rumus

Rumus Excel ini adalah kombinasi dari beberapa fungsi Excel, yaitu SUMIFS, INDEX, dan MATCH. Mari kita jelaskan setiap bagian dari rumus tersebut secara detail:

1. INDEX(D4:I17;0;MATCH(L5;D3:I3;0)):

• INDEX: Fungsi ini mengembalikan nilai dari sel atau rentang sel tertentu dalam suatu array.
• D4:I17: Merupakan array dari sel-sel yang ingin diindeks.
• 0: Parameter ini mengindikasikan bahwa kita ingin mengembalikan seluruh baris atau kolom dalam array.
• MATCH(L5;D3:I3;0): Fungsi MATCH digunakan untuk mencari posisi suatu nilai dalam suatu baris atau kolom.
  • L5: Nilai yang ingin dicari (pencocokan).
  • D3:I3: Rentang baris yang akan dicari nilainya.
  • 0: Parameter ini menunjukkan bahwa pencarian harus bersifat eksak (tidak bersifat aproksimasi).
  Jadi, bagian ini akan mengembalikan seluruh baris atau kolom di dalam array D4:I17 yang sesuai dengan nilai yang ada di sel L5 pada baris ketiga (D3:I3).

2. SUMIFS(…;B4:B17;L3;C4:C17;L4):

• SUMIFS: Fungsi ini digunakan untuk menjumlahkan seluruh sel dalam rentang tertentu yang memenuhi beberapa kriteria tertentu.
• ...: Parameter pertama dari SUMIFS adalah rentang sel yang ingin dijumlahkan.
• B4:B17;L3: Kriteria pertama, yang menyatakan bahwa nilai dalam rentang B4:B17 harus sama dengan nilai di sel L3.
• C4:C17;L4: Kriteria kedua, yang menyatakan bahwa nilai dalam rentang C4:C17 harus sama dengan nilai di sel L4. Jadi, bagian ini akan menjumlahkan nilai-nilai yang memenuhi kedua kriteria di atas pada rentang sel yang diindeks oleh fungsi INDEX.

Jadi, keseluruhan rumus berfungsi untuk menjumlahkan nilai-nilai yang memenuhi kriteria tertentu. Rumus tersebut memiliki tiga bagian utama: pertama, menggunakan INDEX untuk mengambil rentang sel berdasarkan nilai di L5, dan kemudian menggunakan SUMIFS untuk menjumlahkan nilai-nilai tersebut berdasarkan dua kriteria yang diberikan.

Kesimpulan

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat dengan mudah merekap data penjualan dengan kriteria mendatar dan menurun di Excel. Kemampuan ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan yang mendalam tentang performa bisnis Anda dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat dan terstruktur. Excel bukan hanya alat spreadsheet biasa, tetapi teman setia dalam mengoptimalkan pengelolaan data dan mengarahkan bisnis Anda menuju kesuksesan yang berkelanjutan.

Terakhir, untuk yang membutuhkan file contoh ini, file Excel bisa didownload melalui tautan di bawah ini: