Cara Menggunakan Rumus Mengambil 5 Data Terakhir di Excel Semua Versi

Dalam pekerjaan administrasi, keuangan, penjualan, logistik, maupun analisis data, kita sering dihadapkan pada kebutuhan untuk menampilkan data terbaru, misalnya 5 transaksi terakhir, 5 pelanggan terakhir, 5 data penjualan terakhir, dan sebagainya. Untuk itu, Excel menyediakan berbagai teknik dan rumus yang bisa digunakan untuk mengambil 5 data terakhir secara otomatis.

Artikel ini membahas berbagai rumus mengambil 5 data terakhir yang dapat digunakan mulai dari Excel versi terbaru seperti Excel 2024 hingga versi lama yang belum mendukung fungsi modern seperti FILTER, TAKE, atau SEQUENCE.

Contoh data dapat dilihat pada gambar di bawah, dan rumus yang dibahas telah disesuaikan agar dapat berjalan pada berbagai kondisi, termasuk jika terdapat sel kosong di tengah-tengah data.

Mengapa Perlu Rumus Mengambil 5 Data Terakhir?

Banyak kebutuhan kerja yang menuntut kita untuk mengambil data terbaru secara cepat—tanpa harus melakukan sorting manual atau copy–paste setiap kali data berubah.

Misalnya:

• Laporan penjualan harian (menampilkan 5 penjualan terakhir)
• Monitoring stok barang (menampilkan 5 transaksi stok terakhir)
• Rekap absensi, pembayaran, atau aktivitas terakhir
• Dashboard otomatis yang menampilkan data paling baru

Karena itu, memiliki pemahaman tentang rumus mengambil 5 data terakhir sangat penting bagi pengguna Excel, baik pemula maupun tingkat lanjut.

1. Rumus Mengambil 5 Data Terakhir Menggunakan Fungsi TAKE

Jika Anda menggunakan Excel 2024 atau Excel yang sudah mendukung fungsi Dynamic Array, maka cara paling simpel adalah menggunakan fungsi TAKE.

Rumus:

=TAKE(B$3:B$22; -5)

Dan hasilnya adalah:

Cara Kerjanya:

• TAKE(range; -5) berarti mengambil 5 data paling bawah dari sebuah range.
• Tanda minus (–) menunjukkan bahwa Excel harus menghitung dari bawah ke atas.
• Rumus ini otomatis menyesuaikan jika data bertambah atau berkurang.

Ini adalah rumus mengambil 5 data terakhir yang paling ringkas dan paling disarankan bila Excel Anda mendukungnya.

2. Rumus Mengambil 5 Data Terakhir Menggunakan INDEX + SEQUENCE

Jika Excel Anda belum mendukung TAKE tetapi sudah mendukung SEQUENCE, maka Anda dapat menggunakan alternatif berikut:

Rumus:

=INDEX(B$3:B$22; SEQUENCE(5;; COUNTA(B$3:B$22)-5+1))

Dan hasilnya:

Penjelasan Rumus Mengambil 5 Data Terakhir ini:

• COUNTA(B$3:B$22) menghitung jumlah data dalam kolom tersebut.
• COUNTA(...)-5+1 menghasilkan posisi awal untuk data ke-5 dari bawah.
• SEQUENCE(5;; ...) menghasilkan deretan 5 angka posisi.
• INDEX mengambil data berdasarkan posisi tersebut.

Teknik ini cukup modern dan lebih fleksibel dibandingkan metode lama.

3. Rumus Mengambil 5 Data Terakhir Ketika Ada Sel Kosong di Tengah-Tengah

Jika pada kolom terdapat baris kosong sehingga COUNTA tidak menghasilkan posisi yang benar, Anda bisa memfilter data yang kosong terlebih dahulu menggunakan FILTER.

Rumus (Menggunakan LET + FILTER):

=LET(
    data; FILTER(B$3:B$22; B$3:B$22<>"");
    n; ROWS(data);
    INDEX(data; SEQUENCE(5;; n-5+1))
)

Penjelasan:

• FILTER menghapus semua sel kosong → membuat data bersih.
• LET menyimpan hasil FILTER dalam variabel data untuk efisiensi.
• n menghitung jumlah baris setelah difilter.
• SEQUENCE menghasilkan 5 posisi terakhir.
• INDEX mengekstrak 5 data tersebut.

Ini adalah rumus mengambil 5 data terakhir yang sangat kuat, terutama jika dataset tidak rapi.

4. Rumus Mengambil 5 Data Terakhir untuk Excel Versi Lama

Jika Excel Anda belum mendukung TAKE, FILTER, atau SEQUENCE, maka rumus yang Anda gunakan harus menggunakan teknik lama berbasis LOOKUP.

Rumus:

=INDEX(
    B$3:B$22;
    LOOKUP(2; 1/(B$3:B$22<>""); ROW(B$3:B$22))
    - ROW(B$3)
    - (ROWS(B3:B$7)-1)
    + 1
)

Letakkan rumus ini di baris pertama area output, misalnya G3, kemudian tarik ke bawah 5 baris.

Dan hasilnya:

Cara Kerja Rumus Mengambil 5 Data Terakhir ini:

1. LOOKUP(2;1/(range<>"");row(range)) mencari baris terakhir yang terisi.
2. Dikurangi offset agar mendapatkan item ke-1, ke-2, hingga ke-5 dari bawah.
3. ROWS(B3:B$7) digunakan untuk menghitung urutan (1 sampai 5) saat rumus ditarik.

Inilah solusi terbaik untuk Excel versi lama, dan yang penting:

• Berjalan untuk angka dan teks
• Tidak dipengaruhi sel kosong di tengah-tengah

Kapan Harus Menggunakan Rumus yang Mana?

Kondisi Excel	Rumus yang Disarankan
Excel 2024 / Microsoft 365 terbaru	TAKE
Excel 2021–2023	INDEX + SEQUENCE
Data banyak sel kosong	LET + FILTER
Excel 2010, 2013, 2016	LOOKUP + INDEX

Dengan memahami pilihan ini, Anda bisa menggunakan rumus mengambil 5 data terakhir yang paling sesuai.

Kesimpulan

Ada banyak cara untuk membuat rumus mengambil 5 data terakhir di Excel, dan pilihan terbaik bergantung pada versi Excel yang Anda gunakan.

• TAKE adalah metode paling modern dan paling sederhana.
• INDEX + SEQUENCE cocok untuk Excel yang sudah mendukung Dynamic Array tetapi belum mendukung TAKE.
• LET + FILTER sangat ideal jika data tidak rapi atau terdapat sel kosong.
• LOOKUP + INDEX tetap menjadi solusi klasik untuk Excel versi lama.

Dengan memahami keempat teknik ini, Anda bisa menggunakan rumus mengambil 5 data terakhir secara fleksibel pada berbagai skenario dan jenis dataset.

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempraktikkan Cara Menggunakan Rumus Mengambil 5 Data Terakhir di Excel ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!

—