Membuat aplikasi pengingat ulang tahun di Excel merupakan solusi praktis bagi Anda yang ingin mengelola daftar ulang tahun tanpa perlu menggunakan aplikasi khusus. Dengan hanya menggunakan perangkat lunak yang sudah umum tersedia, Anda dapat menciptakan sistem yang sederhana namun efektif untuk memastikan tidak ada ulang tahun yang terlewat. Hal ini menjadi pilihan yang tepat bagi mereka yang menginginkan pengelolaan data ulang tahun yang fleksibel dan hemat biaya.
Keunggulan Excel terletak pada kemampuan untuk mengolah data dengan berbagai fungsi bawaan yang canggih. Dengan memanfaatkan fungsi seperti EDATE, DATEDIF, dan TODAY, Anda dapat dengan mudah menghitung tanggal ulang tahun berikutnya, menghitung sisa hari menuju ulang tahun, dan bahkan menambahkan fitur notifikasi visual. Semua ini dapat dilakukan tanpa perlu keterampilan pemrograman yang rumit.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah membuat pengingat ulang tahun di Excel secara rinci, mulai dari persiapan data hingga menambahkan fitur notifikasi. Anda akan mempelajari cara memanfaatkan kemampuan Excel untuk menciptakan aplikasi yang tidak hanya praktis, tetapi juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Persiapan Data
Langkah pertama adalah menyiapkan tabel yang berisi data ulang tahun. Buat kolom-kolom berikut:
- Nama: Untuk mencatat nama orang yang akan diingat ulang tahunnya.
- Tanggal Lahir: Untuk mencatat tanggal lahir mereka.
- Ulang Tahun Berikutnya: Kolom ini akan menampilkan tanggal ulang tahun yang akan datang.
- Hari Menuju Ulang Tahun: Kolom ini menunjukkan berapa hari lagi menuju ulang tahun tersebut.
Contoh data:
Menghitung Tanggal Ulang Tahun Berikutnya
Untuk menghitung ulang tahun berikutnya, gunakan rumus berikut di kolom Ulang Tahun Berikutnya (D3):
=EDATE(C3;(DATEDIF(C3;TODAY();"y")+1)*12)
Kemudian copy dan paste rumus di atas ke sel-sel yang ada di bawahnya. Dan berikut hasilnya:
Penjelasan:
- DATEDIF(C3; TODAY(); “y”): Menghitung jumlah tahun penuh antara tanggal lahir di sel B2 dan tanggal hari ini.
- +1: Menambahkan satu tahun untuk mendapatkan ulang tahun berikutnya.
- EDATE(C3, …): Menggeser tanggal lahir sebanyak jumlah bulan yang dihitung sebelumnya.
Setelah rumus ini diterapkan, Anda akan mendapatkan tanggal ulang tahun berikutnya berdasarkan tanggal hari ini.
Menghitung Hari Menuju Ulang Tahun
Untuk mengetahui berapa hari lagi menuju ulang tahun, gunakan rumus berikut di kolom Hari Menuju Ulang Tahun (E3):
=DAYS(D3; TODAY())&" Hari lagi"
Penjelasan:
- DAYS(D3; TODAY()): Menghitung selisih hari antara tanggal ulang tahun berikutnya (C2) dan tanggal hari ini.
- &” Hari lagi” (opsional): Sebagai keterangan tambahan. Boleh dihapus jika merasa tak perlu.
Jika hasilnya negatif, berarti ulang tahun sudah berlalu tahun ini. Berikut penampakan akhirnya:
Menambahkan Fitur Notifikasi
Agar aplikasi pengingat ulang tahun di Excel lebih menarik, tambahkan fitur notifikasi visual dengan Conditional Formatting:
- Pilih kolom Hari Menuju Ulang Tahun.
- Buka menu Conditional Formatting di tab Home.
- Tambahkan aturan baru:
- Format only cells that contain: “Less than 7” (kurang dari 7).
- Pilih warna latar belakang atau teks yang mencolok untuk memberikan peringatan.
Catatan penting: Agar fungsi Conditional Formatting ini bekerja, jangan gunakan tambahan &” Hari lagi” pada rumus di atas. Jika tetap ingin menggunakan, pakai pengaturan custom di tab Format Cells.
Menyimpan dan Mengatur Pengingat
Simpan file Pengingat Ulang tahun di Excel Anda dan atur agar terbuka secara otomatis pada hari tertentu. Anda juga dapat menggunakan fitur makro untuk mengirim notifikasi email jika diperlukan.
Atau jika ingin agar yang akan ulang tahun terdekat selalu ada di posisi teratas, maka bisa gunakan tabel bantu dan gunakan rumus =SMALL($E$3:$E$7;ROW(A1))
. Caranya bisa dilihat DI SINI.
Keunggulan Aplikasi Pengingat Ulang Tahun di Excel
Dengan menggunakan Excel, Anda tidak hanya dapat menghemat biaya, tetapi juga memanfaatkan fleksibilitas Excel untuk menyesuaikan pengingat sesuai kebutuhan Anda. Selain itu, Anda dapat dengan mudah memperbarui atau menambahkan data baru tanpa perlu pengkodean tambahan.
Contoh Kasus Praktis
Misalnya, jika seseorang lahir pada tanggal 15 Maret 1990, rumus pengingat ulang tahun di Excel akan menghitung ulang tahun berikutnya sebagai 15 Maret tahun mendatang. Jika hari ini adalah 1 Januari 2024, hasil rumus di atas akan menunjukkan 15 Maret 2024 sebagai tanggal ulang tahun berikutnya. Dengan demikian, Anda dapat merencanakan ucapan atau hadiah lebih awal.
Kesimpulan
Membuat pengingat ulang tahun di Excel sangatlah mudah dan praktis. Dengan memanfaatkan rumus seperti EDATE, DATEDIF, dan TODAY, Anda dapat menciptakan aplikasi sederhana yang membantu Anda mengingat ulang tahun orang-orang terdekat. Cobalah langkah-langkah di atas untuk membuat pengingat ulang tahun versi Anda sendiri, dan pastikan tidak ada momen spesial yang terlewatkan!
Pranala Luar
Dan terakhir, untuk yang membutuhkan file contoh dalam artikelCara Gampang dan Praktis Membuat Aplikasi Pengingat Ulang Tahun di Excel ini, file Excel bisa didownload melalui tautan berikut:
Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!
0 Komentar