2 Cara Mengelompokkan Data di Excel Berdasarkan Kategori Tertentu

Bagi pengguna Excel, kebutuhan untuk mencari cara mengelompokkan data di Excel berdasarkan kategori tertentu adalah hal yang sangat umum, terutama saat menyusun laporan, rekap data penjualan, atau analisis data pelanggan. Selama ini, banyak dari kita mengakalinya dengan menggunakan kolom bantu untuk mempermudah proses pengelompokan. Namun kini, berkat hadirnya formula baru dan pendekatan dengan User Defined Function (UDF), kita bisa melakukan pengelompokan data dengan lebih rapi dan efisien tanpa perlu kolom tambahan.

Pada artikel ini, saya akan membahas dua cara praktis untuk cara mengelompokkan data di Excel berdasarkan kategori, yaitu dengan menggunakan rumus TEXTJOIN dan FILTER, serta melalui fungsi VBA (UDF) yang bisa Anda sesuaikan sendiri. Ini adalah penyempurnaan dari metode yang pernah saya tulis sebelumnya, yang masih mengandalkan kolom bantu.

Mengapa Perlu Mengelompokkan Data di Excel?

Sebelum masuk ke pembahasan teknis, penting untuk memahami alasan mengapa kita perlu mengelompokkan data di Excel:

• Untuk menyusun laporan yang ringkas dan mudah dibaca.
• Untuk menampilkan semua data yang terkait dengan satu kategori dalam satu sel.
• Untuk membuat dasbor atau laporan interaktif.
• Untuk menghindari pengulangan data yang tidak perlu.
• Dan tentu saja, untuk meningkatkan efisiensi kerja.

Dengan kebutuhan ini, kita tentu ingin cara yang otomatis, rapi, dan tidak merepotkan.

Cara Mengelompokkan Data di Excel dengan TEXTJOIN dan FILTER

Jika Anda menggunakan Excel 365 atau Excel 2019, Anda dapat menggunakan gabungan fungsi TEXTJOIN dan FILTER. Fungsi ini sangat membantu dalam menggabungkan data berdasarkan kriteria tertentu, tanpa perlu membuat helper column atau kolom bantu.

Misalnya, kita memiliki daftar supplier dan produk seperti ini:

Jika kita ingin menampilkan semua produk dari supplier “Indofood” dalam satu sel, maka kita dapat menggunakan rumus berikut:

=TEXTJOIN(", "; TRUE; FILTER(C5:C21; B5:B21=F4))

Dan berikut adalah hasilnya:

Penjelasan Rumus:

• FILTER(C5:C21; B5:B21=F4): Menyaring data dari kolom produk (C5\:C21) sesuai dengan kategori yang dicari, dalam hal ini sesuai dengan isi sel F4 yang berisi nama supplier.
• TEXTJOIN(", "; TRUE; ...): Menggabungkan hasil dari fungsi FILTER tersebut dan memisahkannya dengan koma dan spasi.

Hasilnya? Semua produk milik supplier yang dipilih akan ditampilkan dalam satu sel, rapi dan mudah dibaca.

Cara Mengelompokkan Data di Excel dengan VBA (UDF)

Bagi pengguna Excel versi lama yang belum memiliki fungsi FILTER, kita bisa mengakalinya dengan User Defined Function (UDF). UDF adalah fungsi khusus yang dibuat sendiri menggunakan VBA.

Berikut adalah contoh kode UDF untuk mengelompokkan data berdasarkan kategori:

Function GabungProduk(kategori As String, rngKategori As Range, rngData As Range) As String
    Dim i As Long
    Dim hasil As String
    For i = 1 To rngKategori.Rows.Count
        If rngKategori.Cells(i, 1).Value = kategori Then
            hasil = hasil & rngData.Cells(i, 1).Value & ", "
        End If
    Next i
    If Len(hasil) > 0 Then
        hasil = Left(hasil, Len(hasil) - 2) 'hapus koma terakhir
    End If
    GabungProduk = hasil
End Function

Cara Menggunakannya:

1. Tekan Alt + F11 untuk membuka VBA Editor.
2. Pilih Insert > Module, lalu tempelkan kode di atas.
3. Kembali ke Excel dan gunakan rumus seperti ini:

=GabungProduk(F4; B5:B21; C5:C21)

Hasilnya akan sama seperti dengan formula TEXTJOIN + FILTER. Berikut hasilnya:

Mengapa Ini Merupakan Penyempurnaan dari Versi Sebelumnya?

Sebelumnya, saya pernah menulis tutorial serupa (Cara Mengelompokkan Data di Excel) yang menggunakan kolom bantu untuk menandai data yang sesuai dengan kategori tertentu. Meskipun cara tersebut berhasil, hasil akhirnya terlihat kurang rapi dan memerlukan ruang tambahan di lembar kerja.

Dengan dua metode di atas:

• Data tetap tersusun dalam satu baris atau satu sel, tanpa banyak baris tambahan.
• Tidak perlu kolom ekstra untuk membantu proses.
• Lebih mudah untuk digunakan dalam laporan atau dashboard interaktif.
• Terlihat lebih profesional dan efisien.

Kesimpulan

Mengelompokkan data di Excel berdasarkan kategori tidak lagi harus merepotkan. Dengan kemajuan fungsi-fungsi Excel seperti TEXTJOIN dan FILTER, serta bantuan dari VBA, kini Anda bisa menggabungkan dan menyajikan data secara otomatis, efisien, dan rapi. Ini tentu menjadi solusi tepat untuk pekerjaan yang menuntut kerapian dan kecepatan analisis.

Jika Anda sering mengolah data dan ingin tampil lebih profesional, memahami cara mengelompokkan data di Excel seperti ini akan sangat bermanfaat dalam jangka panjang.

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempraktikkan Cara Mengelompokkan Data di Excel Berdasarkan Kategori ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!