Panduan Lengkap Cara Membuat Subtotal Otomatis di Excel dengan Contoh

Microsoft Excel bukan hanya alat untuk mencatat data, tetapi juga sangat berguna untuk melakukan analisis secara cepat dan otomatis. Salah satu fitur yang sering diabaikan padahal sangat membantu adalah subtotal. Dengan fitur ini, kita bisa menghitung total setiap kelompok data tanpa perlu menggunakan rumus satu per satu. Artikel ini akan membahas panduan lengkap cara membuat subtotal otomatis di Excel dengan contoh tabel penjualan sederhana agar mudah diikuti oleh siapa pun.

Apa Itu Subtotal di Excel?

Sebelum mulai, penting untuk memahami dulu apa yang dimaksud dengan subtotal. Secara sederhana, subtotal adalah hasil penjumlahan, rata-rata, atau perhitungan lain berdasarkan kelompok tertentu dalam sebuah tabel. Misalnya, kamu memiliki data penjualan beberapa produk, dan kamu ingin tahu berapa total penjualan untuk setiap produk tanpa harus membuat rumus manual. Nah, di sinilah fitur membuat subtotal otomatis di Excel sangat berguna.

Fitur subtotal bisa digunakan untuk menjumlahkan data berdasarkan kolom tertentu (misalnya nama produk, wilayah, atau cabang) dengan sangat cepat. Hasil akhirnya akan menampilkan total per kelompok dan grand total di bagian bawah tabel, seperti contoh yang terlihat pada gambar di atas.

Persiapan Data Sebelum Membuat Subtotal Otomatis di Excel

Langkah pertama sebelum membuat subtotal otomatis di Excel adalah menyiapkan data yang rapi dan terstruktur. Pastikan kamu memiliki tabel yang terdiri dari beberapa kolom, misalnya:

Data di atas hanyalah contoh. Sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya, pastikan kolom yang akan digunakan untuk mengelompokkan subtotal (misalnya “Nama Produk”) sudah diurutkan. Ini penting karena Excel menghitung subtotal berdasarkan perubahan nilai pada kolom yang dipilih.

Untuk mengurutkan data:

1. Pilih seluruh tabel.
2. Masuk ke tab Data.
3. Klik Sort A to Z (atau Z to A) pada kolom Nama Produk.

Setelah data terurut, kamu siap untuk membuat subtotal otomatis di Excel.

Langkah-Langkah Membuat Subtotal Otomatis di Excel

Berikut langkah-langkah detail untuk membuat subtotal otomatis di Excel menggunakan contoh tabel penjualan mobil Toyota seperti pada gambar:

Langkah 1: Pilih Data yang Akan Dihitung

Blok seluruh data yang berisi tabel penjualan, termasuk judul kolom (biasanya dari kolom B sampai F). Pastikan kamu tidak memilih kolom kosong agar Excel bisa mengenali struktur tabel dengan benar.

Langkah 2: Buka Menu Subtotal

1. Klik tab Data pada ribbon menu.
2. Pilih tombol Subtotal di bagian kanan (biasanya di grup Outline).

Akan muncul jendela dialog “Subtotal” seperti yang terlihat pada gambar contoh.

Langkah 3: Tentukan Kolom Pengelompokan

Pada bagian “At each change in”, pilih kolom yang akan dijadikan dasar pengelompokan.
Misalnya, pilih Nama Produk agar Excel membuat subtotal setiap kali nama produk berubah.

Langkah 4: Pilih Fungsi yang Diinginkan

Pada bagian “Use function”, kamu bisa memilih jenis perhitungan.
Biasanya kita menggunakan Sum (penjumlahan), tetapi kamu juga bisa memilih Average, Count, Max, dan lainnya sesuai kebutuhan.

Dalam contoh ini, kita ingin menjumlahkan Total Penjualan, jadi pilih Sum.

Langkah 5: Pilih Kolom yang Akan Dihitung

Pada bagian “Add subtotal to”, centang kolom Total Penjualan.
Jika kamu juga ingin menghitung jumlah unit yang terjual, kamu bisa menambahkan centang di Jumlah Unit.

Langkah 6: Tentukan Opsi Tambahan

Pastikan kamu mencentang:

• Replace current subtotals (jika kamu ingin mengganti subtotal lama)
• Summary below data (agar subtotal muncul di bawah setiap kelompok data)

Setelah itu, klik OK.

Hasil Akhir Subtotal Otomatis di Excel

Setelah kamu mengikuti langkah-langkah di atas, Excel akan secara otomatis menambahkan baris subtotal di bawah setiap kelompok data. Misalnya:

Tabel ini menunjukkan total penjualan masing-masing produk secara otomatis tanpa perlu rumus manual. Fitur ini adalah inti dari proses membuat subtotal otomatis di Excel yang sangat efisien untuk analisis penjualan, stok barang, atau laporan keuangan.

Tips Tambahan Saat Membuat Subtotal Otomatis di Excel

Agar hasil membuat subtotal otomatis di Excel lebih optimal, berikut beberapa tips penting:

1. Gunakan Sort Sebelum Subtotal : Jika data belum diurutkan, Excel tidak akan mengenali perubahan kategori dan hasil subtotal bisa salah.

2. Gunakan Outline Level : Setelah subtotal dibuat, di sisi kiri lembar kerja akan muncul tombol 1, 2, 3 yang disebut outline levels.

• Klik angka 1 untuk menampilkan hanya Grand Total.
• Klik angka 2 untuk menampilkan subtotal per produk.
• Klik angka 3 untuk menampilkan semua detail transaksi.
  Fitur ini membantu kamu menganalisis data dengan cepat tanpa menghapus apa pun.

3. Hapus Subtotal Lama Sebelum Membuat yang Baru : Jika kamu ingin mengganti kolom subtotal, klik menu Data → Subtotal → Remove All sebelum membuat ulang. Ini akan menjaga tabel tetap rapi.

4. Gunakan Format Mata Uang atau Angka : Setelah membuat subtotal, gunakan format angka dengan pemisah ribuan (comma separator) agar hasilnya lebih mudah dibaca, terutama untuk laporan penjualan.

Kelebihan Menggunakan Subtotal Dibanding Rumus Manual

Menggunakan fitur membuat subtotal otomatis di Excel memiliki banyak keuntungan, antara lain:

• Menghemat waktu karena tidak perlu menulis rumus SUM berkali-kali.
• Meminimalkan kesalahan manusia (human error) dalam menghitung.
• Hasilnya bisa diperluas menjadi laporan ringkas dengan sekali klik.
• Cocok untuk data besar seperti laporan keuangan, stok barang, atau data penjualan.

Fitur ini juga bisa dikombinasikan dengan Pivot Table untuk analisis yang lebih mendalam, tetapi keunggulan subtotal adalah kesederhanaannya — cepat, otomatis, dan tidak perlu desain ulang tabel.

Kesimpulan

Fitur membuat subtotal otomatis di Excel adalah solusi praktis untuk menjumlahkan data per kelompok tanpa repot menulis rumus manual. Cukup dengan beberapa langkah, kamu bisa menampilkan subtotal per kategori dan grand total dalam waktu singkat. Panduan di atas sudah membahas mulai dari menyiapkan data, mengurutkannya, hingga menjalankan fungsi subtotal dengan hasil akhir seperti pada contoh gambar.

Jadi, jika kamu sering bekerja dengan data penjualan, laporan bulanan, atau daftar transaksi, jangan lewatkan fitur ini. Mulailah membuat subtotal otomatis di Excel hari ini dan rasakan kemudahan dalam menganalisis data dengan cepat dan akurat!

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempraktikkan Panduan Lengkap Cara Membuat Subtotal Otomatis di Excel dengan Contoh Tabel Penjualan ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!