Cara Mengelompokkan Nama Siswa di Excel Berdasarkan Kelas Secara Otomatis

Mengelompokkan data di Excel sering kali menjadi tantangan tersendiri, terutama bagi guru, staf administrasi sekolah, atau siapa pun yang bekerja dengan data siswa. Ketika jumlah siswa cukup banyak dan berasal dari berbagai kelas, proses pengelompokkan secara manual bisa memakan waktu dan rawan kesalahan. Padahal, cara mengelompokkan nama siswa di Excel yang lebih efisien dapat membantu pekerjaan administratif menjadi lebih cepat dan akurat.

Excel sebenarnya sudah menyediakan berbagai fitur dan fungsi rumus yang bisa dimanfaatkan untuk mengotomatisasi proses pengelompokan data. Salah satu pendekatan yang paling praktis dan modern adalah dengan menggunakan kombinasi rumus TEXTJOIN dan FILTER, yang tersedia di Excel versi 365 dan Excel 2021 ke atas. Dengan metode ini, kita bisa membuat daftar siswa berdasarkan kelas tertentu secara otomatis, tanpa harus menyaring dan menyalin data satu per satu secara manual.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara mengelompokkan nama siswa di Excel dengan metode rumus yang sederhana namun sangat powerful. Tidak hanya cocok untuk data kelas, cara ini juga bisa diterapkan untuk kebutuhan lain seperti ekstrakurikuler, kelompok belajar, atau bahkan pembagian piket kelas. Panduan ini dirancang agar mudah dipahami oleh pemula, namun cukup fleksibel untuk digunakan dalam pengolahan data yang lebih kompleks.

Contoh Kasus: Mengelompokkan Nama Siswa Berdasarkan Kelas

Bayangkan Anda memiliki daftar siswa seperti pada gambar berikut:

Jika Anda ingin mengetahui siapa saja siswa yang berada di kelas 1, 2, 3, dan seterusnya, secara otomatis tanpa perlu mengelompokkan secara manual, maka cara mengelompokkan nama siswa di Excel dengan formula ini akan sangat membantu.

Rumus yang Digunakan

Rumus utama yang digunakan untuk mengelompokkan nama siswa di Excel berdasarkan kelas adalah:

=TEXTJOIN(", "; TRUE; FILTER($B$3:$B$20; $C$3:$C$20=E3))

Dan berikut hasilnya:

Mari kita bahas bagian-bagian dari rumus ini:

1. TEXTJOIN(", "; TRUE; ...)
   Fungsi TEXTJOIN digunakan untuk menggabungkan beberapa teks menjadi satu, dengan pemisah berupa koma dan spasi (", "). Argumen TRUE berarti Excel akan mengabaikan sel kosong dalam proses penggabungan.
2. FILTER($B$3:$B$20; $C$3:$C$20=E3)
   Fungsi FILTER digunakan untuk memfilter nama siswa ($B$3:$B$20) berdasarkan kondisi bahwa kelas mereka ($C$3:$C$20) sama dengan nilai di kolom E (misalnya E3 = 1, untuk kelas 1).

Jadi, rumus lengkap ini akan mencari semua nama siswa yang berada di kelas tertentu dan menggabungkannya menjadi satu baris, dipisahkan dengan koma.

Langkah-langkah Cara Mengelompokkan Nama Siswa di Excel

Berikut ini langkah-langkah untuk menerapkan cara mengelompokkan nama siswa di Excel:

1. Siapkan dua kolom: kolom Nama Siswa dan Kelas, seperti contoh di atas.
2. Di bagian kanan, buat daftar unik nomor kelas (misalnya kelas 1 sampai 6).
3. Di sebelah daftar kelas tersebut, gunakan rumus:

   =TEXTJOIN(", "; TRUE; FILTER($B$3:$B$20; $C$3:$C$20=E3))

Sesuaikan alamat sel dengan posisi data Anda.

4. Salin rumus tersebut ke bawah untuk setiap kelas yang berbeda.
5. Selesai! Excel akan secara otomatis menampilkan daftar nama siswa untuk setiap kelas.

Keunggulan Metode Ini

Ada banyak keuntungan dalam menggunakan metode ini untuk mengelompokkan nama siswa di Excel, antara lain:

• Otomatisasi penuh: Anda tidak perlu mengelompokkan secara manual.
• Dinamis: Jika ada data siswa baru yang ditambahkan, hasil akan ikut berubah otomatis.
• Mudah dipahami: Tidak perlu menggunakan pivot table atau VBA.
• Cocok untuk laporan cepat: Misalnya, membuat daftar siswa berdasarkan kelas untuk keperluan wali kelas, distribusi tugas, atau laporan bulanan.

Tips Penting

• Pastikan Anda menggunakan Excel 365 atau Excel versi terbaru yang sudah mendukung fungsi FILTER dan TEXTJOIN.
• Gunakan absolute reference ($) seperti $B$3:$B$20 agar rentang data tetap konsisten saat disalin ke sel lain.
• Jika Anda ingin nama siswa tampil di baris berbeda (bukan satu sel), Anda bisa menggunakan kombinasi UNIQUE dan FILTER di versi Excel tertentu.

Penutup

Dengan menggunakan formula =TEXTJOIN(", "; TRUE; FILTER($B$3:$B$20; $C$3:$C$20=E3)), kita bisa menerapkan cara mengelompokkan nama siswa di Excel dengan sangat mudah dan efisien. Tidak hanya itu, cara ini juga bisa diaplikasikan untuk kebutuhan lain seperti mengelompokkan data pegawai berdasarkan divisi, produk berdasarkan kategori, dan sebagainya.

Mempelajari cara mengelompokkan nama siswa di Excel adalah salah satu keterampilan penting bagi guru, staf administrasi sekolah, maupun siapa pun yang bekerja dengan data pendidikan. Dengan penguasaan rumus ini, pekerjaan akan menjadi jauh lebih cepat dan akurat.

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempraktikkanCara Mengelompokkan Nama Siswa di Excel Berdasarkan Kelas Secara Otomatis ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!