Cara Membuat Transkrip Nilai Ijazah Otomatis dari Excel ke Word yang Siap Cetak

Dalam dunia pendidikan, administrasi kelulusan seperti pembuatan transkrip nilai ijazah sering kali menjadi tugas yang memakan waktu jika dilakukan secara manual. Namun, berkat teknologi yang tersedia dalam Microsoft Excel dan Microsoft Word, kini Anda dapat membuat transkrip nilai ijazah otomatis dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.

Artikel ini akan membahas secara langkah demi langkah cara membuat transkrip nilai ijazah otomatis menggunakan fitur Mail Merge (Gabungan Surat) dari Excel ke Word, hingga hasilnya siap cetak dengan rapi.

Mengapa Perlu Mail Merge?

Fitur Mail Merge memungkinkan kita menggabungkan data dari Excel ke template dokumen di Word secara otomatis. Dengan teknik ini, Anda tidak perlu mengetik satu per satu data siswa seperti nama, NISN, tempat lahir, hingga nilai per mata pelajaran. Cukup sekali desain di Word, lalu semua data akan terisi otomatis dari Excel.

Langkah-langkah Membuat Transkrip Nilai Ijazah Otomatis

Berikut adalah 5 langkah membuat transkrip nilai ijazah otomatis menggunakan fitur mail merge dari Excel ke word:

1. Siapkan Data Sumber di Excel

Langkah pertama dalam proses membuat transkrip nilai ijazah otomatis adalah menyusun data nilai di Excel. Format yang ideal terdiri dari:

• Kolom identitas: No, Nomor Transkrip, Nama Lengkap, Tempat Tanggal Lahir, NISN, Nomor Ijazah.
• Kolom nilai mata pelajaran: PAI, PPKn, B. Indo, MTK, IPA, IPS, B. Inggris, dan lainnya.
• Kolom rata-rata: Bisa menggunakan rumus =IF(ROUND(AVERAGE(H3:R3)100;0)-INT(AVERAGE(H3:R3)10)*10=5; AVERAGE(H3:R3); ROUND(AVERAGE(H3:R3);1)) sesuai dengan juknis mengenai pembulatan nilai ijazah seperti yang tampak pada gambar di bawah.

Simpan file Excel ini dengan nama dan simpan di folder yang mudah ditemukan.

2. Buat Template Dokumen di Word

Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru. Kemudian buat desain template transkrip nilai Anda seperti kop surat, logo sekolah, judul dan nomor, hingga tabel nilai.

Pastikan Anda menyisakan tempat untuk memasukkan field dinamis seperti:

• Nama Lengkap
• Tempat, Tanggal Lahir
• NISN
• Nomor Ijazah
• Nilai-nilai mata pelajaran
• Rata-rata

Contoh bagian dokumen:

Nama Lengkap       : <<Nama_Lengkap>>
Tempat, Tgl Lahir  : <<Tempat_Tanggal_Lahir>>
NISN               : <<NISN>>
Nomor Ijazah       : <<Nomor_Ijazah>>

3. Hubungkan Word ke Excel

Langkah selanjutnya dalam membuat transkrip nilai ijazah otomatis adalah melakukan Mail Merge:

1. Di Microsoft Word, klik menu Mailings > Start Mail Merge > Letters.
2. Klik Select Recipients > Use an Existing List…
3. Pilih file Excel Anda, lalu pilih sheet yang berisi data.
4. Setelah terhubung, klik Insert Merge Field untuk memasukkan field dari Excel ke dokumen Word.
5. Masukkan field sesuai tempatnya: <<Nama_Lengkap>>, <<PAI>>, <<MTK>>, <<Rata_rata>>, dan sebagainya.

4. Tinjau dan Cek Data

Klik Preview Results di menu Mailings untuk melihat bagaimana data ditampilkan di setiap dokumen siswa. Pastikan semua data sudah sesuai tempatnya.

Jika ada yang salah, kembali ke Excel untuk memperbaiki data, lalu ulangi koneksi atau refresh data di Word.

5. Cetak atau Simpan Transkrip Siswa

Setelah semua siap:

• Klik Finish & Merge > Print Documents jika ingin langsung mencetak.
• Atau pilih Edit Individual Documents untuk menyimpan hasilnya sebagai file Word terpisah.

Anda bisa mencetak semua transkrip dalam sekali klik, sehingga proses pembuatan menjadi sangat efisien.

Tips Tambahan

Jika hasilnya angka desimal terlalu panjang dan ingin mengubahnya menjadi 2 desimal maka caranya adalah:

1. Lakukan Mail Merge seperti biasa.
2. Setelah memasukkan field dari Excel (misalnya: «Nilai»), tekan Alt + F9 di Word untuk melihat kode field-nya.
3. Kamu akan melihat sesuatu seperti ini:

   { MERGEFIELD Nilai }

4. Tambahkan switch # untuk format angka menjadi 2 desimal:

   { MERGEFIELD Nilai \# "#,##0.00" }

Jika menggunakan koma (,) sebagai desimal (karena regional setting Indonesia), tetap gunakan titik (.) di format Word — Word akan otomatis menyesuaikan sesuai pengaturan regional.

5. Tekan kembali Alt + F9 untuk kembali ke tampilan normal.
6. Klik “Preview Results” atau lanjutkan proses mail merge.

Catatan Penting:

• Format "#,##0.00" akan menampilkan:
• 80,299999999999997 → 80,30
• 100 → 100,00
• 2 → 2,00
• Jika kamu ingin tanpa ribuan (misalnya 80.30), gunakan:

  { MERGEFIELD Nilai \# "0.00" }

Dan berikut hasil akhirnya:

Kesimpulan

Dengan menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word dan Excel, Anda bisa membuat transkrip nilai ijazah otomatis hanya dalam beberapa menit, bahkan untuk puluhan hingga ratusan siswa sekaligus. Tidak perlu mengetik ulang atau mengisi manual satu per satu.

Proses ini sangat cocok digunakan oleh sekolah dasar, menengah, hingga lembaga kursus untuk memudahkan pekerjaan staf tata usaha atau panitia kelulusan. Anda cukup menyiapkan data, mendesain satu template, dan Mail Merge akan menyelesaikan sisanya.

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempraktikkan Cara Membuat Transkrip Nilai Ijazah Otomatis dari Excel ke Word yang Siap Cetak ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!