Cara Membuat Dropdown List Dinamis di Excel Tanpa Makro: Panduan Praktis

Dropdown list atau daftar pilihan di Excel sangat berguna untuk membuat input data menjadi lebih cepat, akurat, dan terhindar dari kesalahan pengetikan. Namun, dropdown list standar memiliki kelemahan karena isinya statis. Oleh karena itu, muncullah solusi cara membuat dropdown list dinamis, yang artinya daftar pilihan dapat menyesuaikan otomatis berdasarkan kondisi tertentu dalam lembar kerja.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat dropdown list dinamis di Excel tanpa menggunakan macro atau VBA. Semua logika disusun dengan rumus bawaan Excel, dan dijelaskan melalui contoh nyata dari file yang Anda gunakan.

Studi Kasus: Dropdown Buah Berdasarkan Stok

Misalkan kita memiliki daftar buah pada kolom B, mulai dari baris 3 hingga 15. Terdapat beberapa buah dengan nama yang sama, seperti “Apel”, “Blewah”, “Cerry”, dan “Delima”. Setiap buah dianggap sebagai stok yang tersedia. Pada kolom D, pengguna bisa memilih buah dari dropdown list, namun hanya dari buah-buahan yang masih tersedia (belum habis dipilih di kolom D sebelumnya).

Ini adalah contoh nyata cara membuat dropdown list dinamis berdasarkan jumlah ketersediaan stok.

Struktur Data

Untuk contoh, struktur tabelnya adalah sebagai berikut:

Di file Excel tersebut, Anda menggunakan kolom bantu berikut:

• Kolom F: Menampilkan daftar buah unik dari kolom B, menggunakan rumus:
  =UNIQUE(B3:B15)
• Kolom G: Menghitung jumlah total stok dari masing-masing buah, dengan rumus:
  =IF(ISBLANK(F3);"";COUNTIF(B3:B15; F3))
• Kolom H: Menghitung jumlah buah yang sudah dipilih di kolom D:
  =IF(ISBLANK(F3);"";COUNTIF(D3:D15; F3))
• Kolom I: Menghitung sisa stok buah:
  =IFERROR(G3-H3;"")

Selain kolom G, salin semua rumus ke sel-sel yang ada dibawahnya (klik and drag ke bawah). Berikut hasilnya:

Dengan struktur ini, kita sudah membangun dasar cara membuat dropdown list dinamis yang berdasarkan stok tersedia.

Rumus Dropdown List Dinamis

Rumus utama untuk menampilkan hanya buah yang masih tersedia adalah:

=LET(
  buah; FILTER(F3:F15; I3:I15>0);
  jumlah; FILTER(I3:I15; I3:I15>0);
  hasil_daftar; TEXTJOIN(";", TRUE; buah);
  TEXTSPLIT(hasil_daftar; ";")
)

Penjelasan:

• FILTER digunakan untuk mengambil hanya buah yang jumlah tersisanya lebih dari 0.
• TEXTJOIN menggabungkan nama buah yang tersedia menjadi satu string.
• TEXTSPLIT membagi string tersebut kembali ke dalam array yang bisa dipakai sebagai sumber dropdown.

Dengan rumus ini, kita telah menerapkan cara membuat dropdown list dinamis yang sangat fleksibel dan bisa diperbarui otomatis saat pengguna memilih buah. Tapi karena rumus ini tidak bisa dimasukkan ke dalam Source List Data Validation, maka rumus ini kita buat di sel K3 untuk kemudian sel tersebut yang dimasukkan ke dalam “Source”. Dan berikut hasilnya:

Menyisipkan ke Data Validation

Langkah penting terakhir adalah menghubungkan hasil rumus ini ke fitur Data Validation:

1. Blok sel D3 sampai D15 (atau sesuai area input pilihan buah).
2. Klik Data → Data Validation.
3. Pilih List.
4. Pada Source, arahkan ke hasil array di sel K3 (hasil TEXTSPLIT) yakni: =$K$3#
5. Klik OK.

Dengan ini, dropdown Anda akan secara otomatis hanya menampilkan buah yang belum habis stoknya — sebuah penerapan cerdas dari cara membuat dropdown list dinamis. Dan berikut adalah hasil akhirnya:

Keunggulan Pendekatan Tanpa Macro

Tidak semua pengguna Excel nyaman menggunakan VBA. Itulah mengapa cara membuat dropdown list dinamis tanpa makro menjadi solusi ideal untuk:

• Menghindari peringatan keamanan saat membuka file.
• Tetap kompatibel dengan Excel Web dan Excel Online.
• Lebih mudah dipahami dan dikelola oleh pengguna umum.

Pendekatan ini juga memungkinkan pembaruan daftar secara otomatis tanpa harus menekan tombol atau menjalankan skrip.

Kapan Digunakan?

Berikut adalah beberapa kasus nyata untuk menerapkan cara membuat dropdown list dinamis:

1. Pemilihan nama siswa unik dalam satu daftar kehadiran.
2. Memilih menu makan siang yang berbeda setiap hari.
3. Memilih item pesanan dari stok yang berubah.
4. Mengisi formulir survey dengan pilihan tidak berulang.
5. Menyusun jadwal kerja tanpa duplikasi pegawai.

Kesimpulan

Dengan memanfaatkan fungsi UNIQUE, COUNTIF, FILTER, TEXTJOIN, dan TEXTSPLIT, Anda telah membuktikan bahwa cara membuat dropdown list dinamis bisa dilakukan tanpa perlu menggunakan macro sama sekali. Ini memberikan fleksibilitas besar untuk banyak kebutuhan bisnis, pendidikan, dan administratif.

Pendekatan ini tidak hanya efisien, tetapi juga memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik. Setiap perubahan data langsung tercermin dalam dropdown, memastikan data yang lebih akurat dan terhindar dari input duplikat.

Jadi, jika Anda ingin meningkatkan kualitas input data di Excel, pahami dan terapkan cara membuat dropdown list dinamis ini. Anda akan lebih produktif dan profesional hanya dengan memanfaatkan kekuatan rumus yang sudah tersedia di Excel.

Download Template Gratis

Bagi Anda yang ingin mencoba teknik ini secara langsung, kami telah menyiapkan template gratis yang dirancang khusus untuk membantu Anda mempaktikkan Cara Membuat Dropdown List Dinamis di Excel Tanpa Makro ini. File Excel bisa didownload melalui tautan berikut:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana teman-teman akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!