Dalam lingkungan kantor atau organisasi, sistem pengarsipan yang efisien dan terorganisir sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional. Kita bisa loh mencari arsip aktif dengan rumus Excel jika perlu. Karena menemukan arsip dengan cepat adalah keterampilan yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas.
Dalam dunia bisnis dan manajemen data, kemampuan untuk mencari arsip secara efisien adalah keterampilan yang sangat penting. Microsoft Excel menyediakan berbagai rumus dan fungsi untuk mencari arsip aktif dengan rumus Excel ini.
Artikel ini akan membahas strategi mencari arsip aktif dengan rumus Excel pada box dan kabinet menggunakan formula array Excel yang membantu Anda mengelola informasi dengan lebih efektif dan efisien.
Penomoran Sistematis pada Box dan Kabinet
Langkah pertama dalam mencari arsip aktif dengan rumus Excel yang efisien adalah menetapkan sistem penomoran yang terstruktur pada box dan kabinet. Pastikan setiap box dan kabinet memiliki nomor unik dan dokumentasikan dengan jelas konten di dalamnya. Misalnya, Box 1 dan Kabinet 1 berisi kontrak-kontrak bisnis sementara untuk box 2 kabinet 1 berisi surat tugas dan seterusnya.
Pencatatan Inventaris Secara Berkala
Buat catatan inventaris yang teratur untuk setiap box dan kabinet. Catat detail seperti nomor box atau kabinet, isi utama, dan tanggal penyimpanan. Dengan mencatat inventaris secara berkala, Anda dapat membuat daftar yang terperinci untuk membantu pencarian nantinya. Excel atau aplikasi manajemen arsip dapat membantu memudahkan proses ini.
Pengelompokan Berdasarkan Kategori atau Tahun
Pengelompokan arsip berdasarkan kategori atau tahun dapat membuat pencarian menjadi lebih mudah. Misalnya, jika Anda mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, seperti faktur, kontrak, atau surat resmi, Anda dapat langsung menuju ke kategori yang sesuai ketika mencari arsip.
Pemberian Label yang Jelas pada Box
Saat menyimpan arsip dalam box, pastikan untuk memberikan label yang jelas dan mudah dibaca. Gunakan label dengan tulisan tebal dan warna yang mencolok untuk memudahkan identifikasi. Pilihan label yang khusus, seperti label khusus dengan barcode, juga dapat membantu dalam pelacakan dan pencarian arsip.
Pemanfaatan Aplikasi Manajemen Arsip Digital
Dalam era teknologi saat ini, aplikasi manajemen arsip digital dapat menjadi solusi yang sangat efektif. Platform seperti Box, SharePoint, atau aplikasi manajemen dokumen lainnya memungkinkan Anda untuk membuat indeks, mencari kata kunci, dan mengakses dokumen secara online. Hal ini membuat pencarian arsip menjadi lebih cepat dan efisien.
Pencarian Berbasis Database dengan Barcode
Jika koleksi arsip Anda cukup besar, pertimbangkan menggunakan sistem pencarian berbasis database dengan menggunakan barcode. Setiap box atau kabinet diberi label barcode, dan pencarian dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat pemindai barcode. Hal ini dapat menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusiawi.
Mencari Arsip Aktif dengan Rumus Excel
Excel, sebagai salah satu perangkat lunak spreadsheet terpopuler, menyediakan berbagai rumus dan fungsi yang dapat digunakan untuk mempermudah proses mencari arsip aktif dengan rumus Excel ini. Sebagai contoh, misalnya pencatatan arsip kita tertampil seperti gambar di bawah ini:
Mencari Nomor Box Arsip
Dengan bagan penyimpanan arsip aktif seperti pada gambar di atas, untuk mencari nomor box arsip di sel E19 untuk kode “HK.00.03.” maka rumus yang bisa digunakan adalah:
=MAX((TRANSPOSE($D$6:$G$13=$D19))*ROW($1:$4))Ini adalah formula array, jadi pastikan untuk mengakhiri penulisan rumus dengan menekan Ctrl+Shift dan Enter. Jika benar, maka rumus tersebut akan diapit oleh kurung kurawal seperti ini:
{=MAX((TRANSPOSE($D$6:$G$13=$D19))*ROW($1:$4))}Dan jika benar maka hasilnya akan seperti berikut:
Penjelasan Rumus
Formula array Excel ini melibatkan beberapa fungsi dan konsep. Mari kita jelaskan secara lengkap langkah demi langkah:
1. TRANSPOSE($D$6:$G$13=$D19):- Bagian ini membandingkan nilai di rentang sel D6:G13 dengan nilai yang ada di sel D19.
- Hasilnya adalah matriks berukuran 4×1 (4 baris, 1 kolom) yang berisi nilai TRUE atau FALSE tergantung pada apakah nilai di setiap sel pada rentang D6:G13 sama dengan nilai di D19.
2. (TRANSPOSE($D$6:$G$13=$D19))*ROW($1:$4):- Bagian ini mengalikan setiap elemen dalam matriks hasil dari langkah sebelumnya dengan nomor baris yang sesuai dari rentang baris 1 hingga 4.
- Misalnya, jika nilai TRUE berada di baris kedua (indeks 2) matriks, hasilnya akan menjadi 2.
3. MAX(…):- Fungsi MAX digunakan untuk menghitung nilai maksimum dari hasil perhitungan sebelumnya.
- Sebagai contoh, jika hasilnya adalah matriks [0, 3, 0, 0], maka nilai maksimumnya adalah 3.
4. Keseluruhan Formula:- Formula ini digunakan untuk menemukan baris terakhir di rentang D6:G13 di mana nilai di baris tersebut sama dengan nilai di sel D19.
- Hal ini dicapai dengan mengalikan nomor baris dengan nilai kebenaran hasil perbandingan.
- Nilai maksimum kemudian menunjukkan baris terakhir di mana nilai tersebut ditemukan.
Formula ini dapat digunakan untuk menemukan posisi baris terakhir di mana suatu nilai tertentu ditemukan dalam suatu rentang data.
Mencari Nomor Kabinet Arsip
Setelah nomor boxnya ditemukan maka langkah berikutnya adalah mencari nomor kabinetnya. Rumus Excel yang digunakan untuk mencari nomor kabinet di sel F19 tetap masih menggunakan formula array dan dengan fungsi MAX. Bedanya kalau untuk mencari nomor box kita mengkombinasikannya dengan fungsi TRANSPOSE maka kali ini cukup gunakan fungsi MAX-nya saja. Dan formula arraynya adalah:
=MAX(($D$6:$G$13=$D19)*ROW($1:$8))Ingat ya, ini adalah formula array. Jadi pastikan untuk mengakhiri penulisan rumus dengan menekan Ctrl+Shift dan Enter. Jika benar, maka rumus tersebut akan diapit oleh kurung kurawal seperti ini:
{=MAX(($D$6:$G$13=$D19)*ROW($1:$8))}Dan jika benar maka hasilnya akan seperti berikut:
Penjelasan Rumus
Formula array Excel ini digunakan untuk menemukan baris terakhir di mana nilai tertentu muncul dalam rentang data. Mari kita jelaskan setiap bagian dari rumus tersebut:
1. ($D$6:$G$13=$D19):- Bagian ini membandingkan nilai di rentang sel D6:G13 dengan nilai yang ada di sel D19.
- Hasilnya adalah matriks berukuran 8×4 (8 baris, 4 kolom) yang berisi nilai TRUE atau FALSE, tergantung pada apakah nilai di setiap sel pada rentang D6:G13 sama dengan nilai di D19.
2. ($D$6:$G$13=$D19)*ROW($1:$8):- Bagian ini mengalikan setiap elemen dalam matriks hasil dari langkah sebelumnya dengan nomor baris yang sesuai dari rentang baris 1 hingga 8.
- Misalnya, jika nilai TRUE berada di baris kedua (indeks 2) matriks, hasilnya akan menjadi 2.
3. MAX(…):- Fungsi MAX digunakan untuk menghitung nilai maksimum dari hasil perhitungan sebelumnya.
- Sebagai contoh, jika hasilnya adalah matriks [0, 3, 0, 0], maka nilai maksimumnya adalah 3.
4. Kurung Kurawal Eksternal {= …}:- Tanda kurung kurawal eksternal menandakan bahwa ini adalah formula array. Formula array memungkinkan Anda untuk menghasilkan lebih dari satu nilai dan beroperasi pada beberapa sel secara bersamaan.
5. Keseluruhan Formula:- Formula ini digunakan untuk menemukan baris terakhir di rentang D6:G13 di mana nilai sama dengan nilai di sel D19.
- Hasilnya adalah nomor baris terakhir di mana nilai tersebut muncul.
Formula ini bermanfaat ketika Anda perlu menemukan baris terakhir di mana suatu nilai tertentu muncul dalam suatu rentang data. Pastikan untuk memahami data yang sedang diolah dan bagaimana rumus ini berinteraksi dengan data tersebut.
Kesimpulan
Dengan menerapkan sistem penomoran yang sistematis, pengelompokan berdasarkan kategori, dan pemberian label yang jelas, serta memanfaatkan teknologi seperti aplikasi manajemen arsip digital atau menggunakan cara mencari arsip aktif dengan rumus Excel, pencarian arsip di box dan kabinet dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien. Pilihlah metode yang sesuai dengan kebutuhan dan skala organisasi Anda untuk menciptakan sistem pengarsipan yang terstruktur dan dapat diandalkan.
Terakhir, bagi yang ingin memiliki file contoh Panduan Lengkap Mencari Arsip Aktif dengan Rumus Excel di atas, download file Excel tersebut melalui tautan di bawah ini:
0 Komentar