Panduan Lengkap: Membuat Surat Kelulusan di Word dengan Mail Merge ke Excel

Dalam dunia pendidikan, surat kelulusan adalah salah satu dokumen penting yang diperlukan. Surat ini tidak hanya menandai pencapaian siswa yang telah menyelesaikan studi mereka, tetapi juga berfungsi sebagai bukti resmi kelulusan yang dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan atau mencari pekerjaan. Proses pembuatan surat kelulusan untuk banyak siswa bisa menjadi sangat menantang dan memakan waktu jika dilakukan secara manual, terutama jika jumlah siswa yang lulus sangat banyak.

Namun, dengan fitur mail merge di Microsoft Word yang terhubung ke Excel, Anda dapat membuat surat kelulusan dengan lebih efisien dan cepat. Mail merge memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses pengisian data ke dalam surat kelulusan, menggabungkan data dari Excel langsung ke template surat di Word.

Dengan cara ini, Anda dapat menghasilkan surat kelulusan yang dipersonalisasi untuk setiap siswa dalam hitungan menit, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan menghemat banyak waktu serta tenaga. Fitur ini sangat bermanfaat bagi sekolah dan institusi pendidikan yang harus mengelola kelulusan dalam jumlah besar setiap tahunnya.

Artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara membuat surat kelulusan dengan mail merge dari Word ke Excel.

Cara Membuat Surat Kelulusan dengan Mail Merge

Berikut adalah langkah-langkah praktis cara membuat surat kelulusan dengan mail merge dari Word ke Excel:

Langkah 1: Menyiapkan Data Siswa di Excel

Langkah pertama cara membuat surat kelulusan dengan mail merge adalah sebagai berikut:

1. Buka Microsoft Excel

• Buat workbook baru dan masukkan data siswa yang diperlukan. Pastikan Anda memiliki kolom untuk setiap informasi yang ingin dimasukkan ke surat kelulusan, seperti Nama Siswa, Tempat dan tanggal lahir, Nama Orang Tua, Nomor Ujian Sekolah, NISN, dan Nilai Akhir.
• Contoh format data siswa di Excel:

2. Simpan File Excel

• Simpan file Excel dengan nama yang mudah diingat, misalnya “DataSiswaKelulusan.xlsx”.

Langkah 2: Membuat Template Surat Kelulusan di Word

Langkah kedua cara membuat surat kelulusan dengan mail merge adalah sebagai berikut:

1. Buka Microsoft Word

• Buat dokumen baru dan buat format surat kelulusan sesuai kebutuhan Anda. Pastikan Anda menentukan tempat-tempat di mana data siswa dari Excel akan dimasukkan.
• Contoh format surat kelulusan:

Langkah 3: Menghubungkan Word dengan Excel menggunakan Mail Merge

Langkah ketiga cara membuat surat kelulusan dengan mail merge adalah sebagai berikut:

1. Buka Menu Mail Merge

• Di Microsoft Word, buka tab “Mailings” di menu atas.
• Klik “Start Mail Merge” dan pilih “Letters” (Surat).

2. Pilih Data Sumber dari Excel

• Klik “Select Recipients” lalu pilih “Use an Existing List…”
• Cari dan pilih file Excel yang telah Anda buat sebelumnya (“DataSiswaKelulusan.xlsx”).
• Pilih sheet yang berisi data siswa Anda dan klik “OK”.

3. Masukkan Field Mail Merge ke Surat

• Tempatkan kursor di posisi di mana Anda ingin memasukkan data dari Excel.
• Klik “Insert Merge Field” dan pilih field yang sesuai (Nama Siswa, Tempat dan tanggal lahir, Nama Orang Tua, Nomor Ujian Sekolah, NISN, dan Nilai Akhir).
• Lakukan ini untuk semua field yang diperlukan dalam surat kelulusan.

Dan setelah semua kolom terisi maka tampilannya akan sebagai berikut:

Langkah 4: Menyelesaikan dan Mencetak Surat Kelulusan

Langkah terakhir cara membuat surat kelulusan dengan mail merge adalah sebagai berikut:

1. Pratinjau Hasil Mail Merge

• Klik “Preview Results” untuk melihat bagaimana data dari Excel akan muncul di surat kelulusan.
• Gunakan tombol navigasi untuk melihat setiap surat untuk siswa yang berbeda.

2. Selesaikan Mail Merge

• Jika semuanya sudah benar, klik “Finish & Merge” dan pilih “Print Documents…” untuk langsung mencetak surat kelulusan atau pilih “Edit Individual Documents…” untuk membuat dokumen Word yang terpisah untuk setiap siswa.

3. Simpan dan Distribusikan Surat Kelulusan

• Simpan dokumen Word hasil mail merge untuk arsip atau distribusi digital.
• Jika perlu, Anda bisa mencetak dan menandatangani surat-surat tersebut sebelum memberikan kepada siswa.

Kesimpulan

Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat surat kelulusan secara efisien menggunakan Microsoft Word dan Excel. Fitur mail merge memungkinkan Anda mengotomatisasi proses pembuatan surat untuk banyak siswa. Dengan menggabungkan data dari Excel langsung ke dalam template surat di Word, Anda dapat dengan cepat membuat surat kelulusan yang dipersonalisasi untuk setiap siswa. Proses ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga tetapi juga mengurangi risiko kesalahan yang bisa terjadi jika data dimasukkan secara manual.

Pastikan data yang Anda masukkan ke Excel akurat dan format surat di Word sesuai dengan kebutuhan sekolah Anda. Data yang tepat akan memastikan bahwa setiap surat kelulusan yang dihasilkan benar-benar mencerminkan informasi yang benar tentang setiap siswa. Selain itu, memiliki template surat yang sesuai akan memastikan surat kelulusan terlihat profesional dan memenuhi standar institusi Anda. Dengan memanfaatkan teknologi ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi administrasi sekolah dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada siswa. Selamat mencoba!

Pranala Luar

File Excel dan Word pada Panduan Lengkap: Membuat Surat Kelulusan di Word dengan Mail Merge ke Excel ini bisa Anda download jika memang memerlukannya dengan cara klik tautan di bawah ini:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkah Membuat Surat Kelulusan di Word dengan Mail Merge ke Excel secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel dengan judul video: Cara Membuat Surat Kelulusan di Word dengan Mail Merge ke Excel. Di sana Anda akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!