Memfilter Data Berdasarkan Kriteria

Memfilter data berdasarkan kriteria dalam pekerjaan adalah sebuah keniscayaan karena dalam pekerjaan sehari-hari, sering kali kita harus bekerja dengan set data yang besar dan kompleks di Excel. Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah bagaimana menyaring atau memfilter data tersebut berdasarkan kriteria tertentu.

Pemfilteran data memungkinkan kita untuk fokus pada subset data yang relevan dan dapat meningkatkan efisiensi dalam pemrosesan data. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan langkah-langkah untuk memfilter data berdasarkan kriteria di Excel untuk membantu Anda mengatasi tugas pemrosesan data yang kompleks dengan mudah.

Memfilter Data Berdasarkan Kriteria

Langkah Memfilter Data di Excel sebenarnya bisa dilakukan dengan banyak cara diantaranya menggunakan tools bawaan Microsoft Excel, menggunakan pivot table dan menggunakan formula atau rumus Excel.

Untuk langkah yang pertama bisa dengan cara: blok header table >> Short & Filter >> Filter. Berikut tampilannya di Excel:

Tapi cara yang akan kita lakukan untuk kali ini adalah dengan menggunakan formula array dan OFFSET. Sebelum memasukkan rumusnya, kita persiapkan dulu set datanya seperti berikut:

Filter Data Menggunakan Formula Array

Ketika tabel set datanya sudah siap langkah berikutnya adalah memasukkan formula array di sel B16 samapi dengan B18. caranya blok range B16:B18 kemudian di formula bar ketik rumus sebagai berikut:

=SMALL(IF(C3:C11=C13;B3:B11);B3:B11)

Jika sudah, akhiri penulisan rumus dengan menekan Ctrl + Shift dan Enter secara bersamaan. Hasilnya adalah rumus atau formula yang diapit oleh kurung kurawal seperti ini:

Penjelasan Rumus

Rumus ini menggunakan fungsi SMALL dalam Excel untuk mengembalikan elemen terkecil ke-n dari sebuah kumpulan data. Dalam rumus ini, ada penggunaan fungsi IF yang digunakan untuk membuat suatu kondisi atau kriteria. Fungsi IF memeriksa apakah nilai dalam rentang C3:C11 sama dengan nilai di sel C13.

Jika kondisi ini terpenuhi (nilai dalam rentang C3:C11 sama dengan nilai di sel C13), maka fungsi IF akan mengembalikan rentang nilai B3:B11. Rentang nilai ini kemudian diberikan sebagai argumen kepada fungsi SMALL.

Fungsi SMALL akan mengambil rentang nilai yang diberikan dan mengembalikan elemen terkecil ke-n dari rentang tersebut, di mana n adalah argumen kedua yang diberikan dalam fungsi SMALL.

Terakhir, argumen ketiga dalam fungsi SMALL, yaitu B3:B11, digunakan sebagai parameter khusus dalam rumus ini untuk menghilangkan kesalahan jika tidak ada nilai yang memenuhi kriteria. Ketika tidak ada nilai yang memenuhi kriteria, Excel akan mengembalikan nilai terkecil dalam rentang B3:B11.

Jadi, secara keseluruhan, rumus ini digunakan untuk menemukan elemen terkecil ke-n dalam rentang nilai B3:B11, di mana kondisi atau kriteria yang ditentukan oleh rentang C3:C11=C13 terpenuhi.

Mengambil Data yang Terfilter

Nomor urut dari produk sudah diketahui yakni untuk produk kaos ada 3 data dengan masing-masing nomor urut 1, 4 dan 8.

Untuk itu tugas berikutnya adalah mencari data berdasarkan urutan tadi di kolom keterangan. caranya sangat sederhana. Anda hanya perlu mengetikkan fungsi berikut:

=OFFSET($D$2;B16;0)

Dan hasil akhirnya adalah sebagai berikut:

Penjelasan Rumus

Rumus OFFSET digunakan untuk mengembalikan referensi sel yang bergeser secara relatif terhadap sel referensi awal. Dalam rumus ini, sel referensi awal adalah $D$2, yang diikuti oleh dua argumen offset, yaitu B16 dan 0.

Argumen B16 merupakan jarak offset dalam baris. Jika B16 bernilai positif, referensi sel akan bergeser ke bawah sejumlah baris yang ditentukan oleh nilai B16. Jika B16 bernilai negatif, referensi sel akan bergeser ke atas sejumlah baris yang ditentukan oleh nilai B16. Jika B16 adalah 0, referensi sel tidak akan mengalami pergeseran di baris.

Argumen kedua, yaitu 0, adalah jarak offset dalam kolom. Dalam kasus ini, nilai 0 menunjukkan bahwa referensi sel tidak akan mengalami pergeseran di kolom.

Dengan demikian, rumus ini mengembalikan referensi sel yang diperoleh dengan melakukan pergeseran dari sel $D$2 sebanyak B16 baris ke bawah (jika B16 positif) atau ke atas (jika B16 negatif), tanpa pergeseran di kolom.

Contoh: Jika B16 bernilai 1, maka rumus ini akan mengembalikan referensi sel yang berjarak 1 baris di bawah sel $D$2.

Penting untuk dicatat bahwa rumus OFFSET ini bersifat dinamis dan akan menghasilkan referensi sel yang berbeda saat nilai B16 berubah.

Kesimpulan

Memfilter data berdasarkan kriteria di Excel adalah langkah yang penting untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan data. Dengan menggunakan filter, Anda dapat dengan mudah menyaring data berdasarkan kriteria yang ditentukan, memfokuskan perhatian Anda pada subset data yang relevan. Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana yang dijelaskan di atas, Anda dapat menguasai kemampuan ini dan mengoptimalkan pemrosesan data Anda di Excel.

Dan yang terakhir, jika ada yang butuh file contoh ini silahkan download melalui button download di bawah ini: