Cara mengambil nama depan juga mengambil nama tengah dan nama belakangnya di Excel dalam dunia pekerjaan adalah hal yang seringkali harus dilakukan seperti misalnya untuk mengelompokkan nama-nama karyawan berdasarkan nama depannya, tengahnya atau juga belakangnya. Tentu dengan maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Tapi yang pasti biasanya data-data yang harus dipisahkan tersebut tidak sedikit jumlahnya.
Dan dari sekian banyak data nama tersebut adalah tentu menjadi masalah ketika kita harus mengambil nama depan, tengah dan belakang di Excel secara manual. Untuk itu dalam artikel berikut kita akan belajar langkah demi langkah cara mengambil atau memisahkan nama depan, tengah dan belakang dari sebuah nama menggunakan rumus Excel.
Rumus yang digunakan untuk mengambil nama depan, tengah dan belakang di Excel pun adalah rumus sederhana dari fungsi-fungsi dasar yang sudah banyak diketahui seperti LEFT, MID dan RIGHT yang dikombinasikan dengan fungsi teks lainnya seperti FIND, TRIM, LEN dan SUBSTITUTE.
Dan berikut adalah langkah-langkah Cara Mengambil Nama Depan dan juga Mengambil Nama Tengah dan Nama Belakang di Excel
Langkah 1. Persiapkan Data
Langkah awal yang paling penting dari cara mengambil nama depan juga mengambil nama tengah dan nama belakangnya tentu adalah mempersiapkan data nama-nama yang akan kita pisahkan nama depan, nama tengah dan nama belakangnya. Dan sebagai contoh, berikut adalah contoh tabel untuk memisahkan atau mengambil nama depan, nama tengah dan nama belakang:
Langkah 2. Cara Mengambil Nama Depan
Setelah kita memiliki tabelnya, langkah berikutnya adalah mengambil nama depan dari nama-nama yang ada di kolom nama lengkap (range C4:C8).
Di sini, rumus Excel yang akan kita gunakan untuk mengambil nama depan adalah menggunakan fungsi LEFT yang kita kombinasikan dengan fungsi SUBSTITUTE untuk mengganti karakter dan fungsi LEN untuk menghitung karakternya.
Dan berikut adalah rumus Excel untuk mengambil nama depan yang di sel D4:
=IFERROR(TRIM(LEFT(SUBSTITUTE(C4;" ";REPT(" ";LEN(C4)));LEN(C4)));"")
Copy dan paste rumus di atas ke sel-sel yang ada di bawahnya. Jika benar maka hasilnya adalah sebagai berikut:
Penjelasan Rumus
Rumus =IFERROR(TRIM(LEFT(SUBSTITUTE(C4;" ";REPT(" ";LEN(C4)));LEN(C4)));"")
digunakan untuk membersihkan dan merapikan teks dalam sel C4. Berikut adalah detail dari setiap bagian rumus tersebut:
SUBSTITUTE(C4;" ";REPT(" ";LEN(C4)))
: Fungsi SUBSTITUTE mengganti setiap spasi dalam teks di sel C4 dengan spasi yang sama panjangnya, menghasilkan teks tanpa spasi tambahan.LEFT(...;LEN(C4))
: Fungsi LEFT mengambil sejumlah karakter awal dari teks hasil substitusi, sesuai dengan panjang teks di sel C4.TRIM(...)
: Fungsi TRIM menghapus spasi tambahan di depan, di belakang, dan di antara kata-kata dalam teks yang dihasilkan dari fungsi LEFT dan SUBSTITUTE.IFERROR(...;"")
: Fungsi IFERROR menangani kesalahan. Jika tidak ada kesalahan dalam proses sebelumnya, maka fungsi akan mengembalikan teks yang telah dibersihkan dan dirapikan. Jika terjadi kesalahan, maka rumus akan mengembalikan string kosong (“”).
Rumus ini berguna dalam membersihkan data teks dan menghilangkan spasi tambahan yang tidak diinginkan, sehingga mempermudah dalam analisis data.
Langkah 3. Cara Mengambil Nama Tengah
Langkah berikutnya adalah mengambil nama tengah. Di sel E4 rumus Excel untuk mengambil nama tengah dari sebuah nama lengkap ini fungsi yang bisa digunakan adalah fungsi MID yang akan kita kombinasikan dengan fungsi FIND untuk mencari karakter tertentu yang dalam hal ini adalah untuk mencari letak spasi dan fungsi TRIM untuk menghilangkan spasi yang tidak perlu.
Disamping fungsi TRIM dan FIND, fungsi lain yang akan kita gunakan adalah fungsi IFERROR untuk mengantisipasi terjadinya error ketika dalam nama lengkap tersebut tidak terdapat nama tengah. Jika terjadi error, maka fungsi IFERROR akan mengganti error tersebut dengan karakter tertentu yang dalam hal ini akan kita ganti dengan karakter “” (kosong).
Dan jika dirangkai dalam satu kesatuan rumus Excel, maka di sel E4 rumus Excel untuk mengambil nama tengah ini adalah sebagai berikut:
=IFERROR(TRIM(MID(C4;FIND(" ";C4;1)+1;(FIND(" ";C4;FIND(" ";C4;1)+1))-(FIND(" ";C4;1)+1)));"")
Copy dan paste rumus di atas ke sel-sel yang ada di bawahnya. Jika benar maka hasilnya adalah sebagai berikut:
Penjelasan Rumus
Mari kita bahas rumus Excel tersebut secara detail:
1. FIND(” “;C4;1):
FIND
adalah fungsi Excel yang mencari posisi dari suatu teks dalam teks lainnya." "
adalah teks yang ingin dicari, dalam hal ini spasi.C4
adalah teks tempat pencarian dilakukan.1
adalah posisi awal pencarian, yaitu dari karakter pertama.- Fungsi ini mengembalikan posisi pertama dari spasi dalam teks di sel C4.
2. FIND(” “;C4;FIND(” “;C4;1)+1):
- Bagian ini mirip dengan yang sebelumnya, tetapi kali ini mencari posisi spasi kedua dalam teks di sel C4.
FIND(" ";C4;1)+1
adalah posisi awal pencarian yang dimulai setelah posisi spasi pertama.- Fungsi ini mengembalikan posisi kedua dari spasi dalam teks di sel C4.
3. MID(C4;FIND(” “;C4;1)+1;(FIND(” “;C4;FIND(” “;C4;1)+1))-(FIND(” “;C4;1)+1)):
MID
adalah fungsi Excel yang mengembalikan sebagian teks dari teks yang lebih besar, berdasarkan posisi awal dan panjang teks yang diinginkan.C4
adalah teks yang akan dipotong.FIND(" ";C4;1)+1
adalah posisi awal potongan teks, yaitu setelah spasi pertama.(FIND(" ";C4;FIND(" ";C4;1)+1))-(FIND(" ";C4;1)+1)
adalah panjang teks yang dipotong, yaitu dari spasi pertama hingga spasi kedua.- Fungsi ini menghasilkan potongan teks antara spasi pertama dan spasi kedua dalam teks di sel C4.
4. TRIM(…):
TRIM
adalah fungsi Excel yang menghapus spasi tambahan di depan, di belakang, dan di antara kata-kata dalam teks....
adalah hasil potongan teks dari fungsi MID.- Fungsi ini membersihkan potongan teks dari spasi tambahan.
5. IFERROR(…;””):
IFERROR
adalah fungsi Excel yang menangani kesalahan....
adalah hasil dari fungsi TRIM dan MID.""
adalah nilai alternatif yang akan dikembalikan jika terjadi kesalahan.- Fungsi ini mengembalikan teks yang telah dibersihkan dan dipotong jika tidak terjadi kesalahan, atau string kosong jika terjadi kesalahan.
Jadi, secara keseluruhan, rumus ini digunakan untuk mengambil potongan teks dari antara spasi pertama dan spasi kedua dalam teks di sel C4, kemudian membersihkannya dari spasi tambahan, dan menangani kesalahan jika ada. Rumus ini berguna dalam memproses teks yang membutuhkan pemotongan dan pembersihan spasi tambahan.
Langkah 4. Cara Mengambil Nama Belakang
Setelah kita dapatkan nama depan dan nama tengah, maka langkah terakhir adalah mengambil nama belakangnya. Untuk mengambil nama belakang ini rumus Excel yang bisa digunakan adalah fungsi RIGHT yang kita kombinasikan dengan fungsi SUBSTITUTE untuk mengganti spasi yang ada di kolom nama lengkap dan fungsi LEN untuk menghitung karakter.
Ada juga fungsi REPT untuk mengulang karakter sesuai yang kita mau. Dan jika fungsi-fungsi di atas digabung dalam satu kesatuan rumus maka rumus Excel untuk mengambil nama belakang di sel F4 ini adalah sebagai berikut:
=IFERROR(TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(C4;" ";REPT(" ";LEN(C4)));LEN(C4)));"")
Copy dan paste rumus di atas ke sel-sel yang ada di bawahnya. Jika benar maka hasilnya adalah sebagai berikut:
Penjelasan Rumus
Mari kita bahas rumus Excel tersebut secara detail:
1. LEN(C4):
LEN
adalah fungsi Excel yang menghitung panjang sebuah teks dalam jumlah karakter.C4
adalah sel yang berisi teks yang akan dihitung panjangnya.
2. REPT(” “;LEN(C4)):
REPT
adalah fungsi Excel yang mengulang suatu teks sebanyak kali yang ditentukan." "
adalah teks yang akan diulang, dalam hal ini spasi.LEN(C4)
adalah jumlah kali pengulangan, yaitu panjang teks di sel C4.- Fungsi ini menghasilkan teks yang terdiri dari spasi-spasi sebanyak panjang teks di sel C4.
3. SUBSTITUTE(C4;” “;REPT(” “;LEN(C4))):
SUBSTITUTE
adalah fungsi Excel yang menggantikan semua kemunculan suatu teks dengan teks pengganti yang baru.C4
adalah teks yang akan diubah." "
adalah teks yang ingin diganti, dalam hal ini spasi.REPT(" ";LEN(C4))
adalah teks pengganti yang terdiri dari spasi-spasi sebanyak panjang teks di sel C4.- Fungsi ini menghasilkan teks yang sama seperti teks di sel C4, tetapi setiap spasi diganti dengan spasi-spasi yang sama panjangnya.
4. RIGHT(…;LEN(C4)):
RIGHT
adalah fungsi Excel yang mengambil sebagian teks dari kanan sebuah teks, berdasarkan jumlah karakter yang ditentukan....
adalah hasil dari fungsi SUBSTITUTE sebelumnya.LEN(C4)
adalah jumlah karakter yang akan diambil dari kanan teks.- Fungsi ini mengambil sebagian teks dari kanan yang sama panjangnya dengan teks di sel C4 setelah dilakukan substitusi spasi dengan spasi-spasi.
5. TRIM(…):
TRIM
adalah fungsi Excel yang menghapus spasi tambahan di depan, di belakang, dan di antara kata-kata dalam teks....
adalah hasil dari fungsi RIGHT.- Fungsi ini membersihkan potongan teks dari spasi tambahan.
6. IFERROR(…;””):
IFERROR
adalah fungsi Excel yang menangani kesalahan....
adalah hasil dari fungsi TRIM dan RIGHT.""
adalah nilai alternatif yang akan dikembalikan jika terjadi kesalahan.- Fungsi ini mengembalikan teks yang telah dibersihkan dan dipotong jika tidak terjadi kesalahan, atau string kosong jika terjadi kesalahan.
Jadi, secara keseluruhan, rumus mengambil nama belakang digunakan untuk menghapus spasi di depan sebuah teks dalam sel C4, kemudian membersihkan spasi tambahan, dan menangani kesalahan jika ada. Rumus ini berguna dalam memproses teks yang membutuhkan pembersihan spasi tambahan di awal teks.
Penutup
Dengan mengikuti langkah demi langkah cara mengambil atau memisahkan nama depan, nama tengah dan nama belakang secara otomatis menggunakan rumus Excel di atas, Anda tidak perlu lagi bekerja secara manual yang disamping memiliki potensi salah input yang besar juga akan sangat lama jika data yang harus dikerjakan sangat banyak.
Pranala Luar Cara Mengambil Nama Depan, Nama Tengah dan Nama Belakang di Excel
File Excel cara mengambil nama depan juga mengambil nama tengah dan nama belakang ini bisa Anda download jika memang memerlukannya dengan cara klik tautan di bawah ini:
Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkahnya secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel. Di sana Anda akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!
0 Komentar
Trackbacks/Pingbacks