Tutorial Lengkap Cara Memfilter Data Piutang Berdasarkan Tanggal Transaksinya di Excel

Mengelola dan menganalisis data piutang dapat menjadi tugas yang kompleks, terutama ketika harus menyaring informasi berdasarkan tanggal transaksi. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi langkah-langkah rinci tentang cara memfilter data piutang dengan presisi waktu menggunakan rumus Excel sederhana.

Cara Memfilter Data Piutang Berdasarkan Tanggal Transaksinya

Pemahaman yang baik tentang bagaimana cara memfilter data piutang berdasarkan tanggal transaksi memungkinkan Anda untuk melacak pembayaran, mengidentifikasi tren pembayaran dari pelanggan, dan mengoptimalkan strategi pengelolaan piutang. Dengan langkah-langkah yang jelas dan contoh implementasi yang konkret, Anda akan dapat mengaplikasikan metode ini secara efektif dalam bisnis Anda, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengelolaan keuangan.

Jadi, mari kita mulai dengan mempelajari cara memfilter data piutang berdasarkan tanggal transaksinya menggunakan Excel, dan bagaimana hal ini dapat memberikan manfaat besar bagi kelangsungan bisnis Anda.

Langkah 1: Menyiapkan Data

Langkah pertama dari cara memfilter data piutang ini adalah memastikan bahwa data piutang Anda tersusun dengan baik. Pastikan bahwa kolom tanggal transaksi (misalnya, kolom B), kolom nama-nama nasabah (misalnya, kolom C) dan kolom nilai piutang (misalnya, kolom D) telah diisi dengan benar.

Berikut adalah contoh sederhananya:

Langkah 2: Referensi Sel untuk Kriteria Tanggal

Karena pengambilan data ini berdasarkan referensi tanggal transaksinya, maka pastikan tanggal transaksi di sel B12 sebagai referensi sel ini memiliki format yang sesuai agar Excel dapat mengenali dan memproses dengan benar. Gunakan format tanggal yang sama seperti yang ada di tabel data.

Langkah 3: Menggunakan Formula Array untuk Filter Khusus

Karena kita membutuhkan filter yang sangat spesifik, maka cara memfilter data piutang ini Anda dapat menggunakan Formula Array Excel yang diinput sekaligus di banyak kolom. Misalnya seperti pada contoh, untuk mengambil data tanggal piutang berdasarkan tanggal referensi di sel B12 maka formula array yang diinput sekaligus di range B15:B17 langkahnya adalah, Blok Range B15:B17 kemudian di formula bar ketik forrmula array berikut:

=IFERROR(INDEX(B4:B10;SMALL(IF($B$4:$B$10=$B$12;ROW(1:7));ROW(1:7)));"")

Dan karena ini adalah formula array maka untuk mengakhiri penulisannya sedikit berbeda. Setelah rumus selesai diinput, akhiri penulisannya dengan menekan Ctrl + Shift dan Enter (tidak hanya menekan Enter saja).

Untuk memastikan penulisan rumusnya dilakukan dengan benar, akan ada simbol kurung kurawal ({}) yang mengapit rumus tersebut. Berikut adalah hasilnya:

Penjelasan Rumus

Formula array Excel ini menggunakan fungsi-fungsi seperti IFERROR, INDEX, SMALL, IF, dan ROW untuk mencari nilai dari sel di dalam rentang B4:B10 berdasarkan kriteria tertentu. Saya akan menjelaskan setiap bagian dari formula tersebut secara detail:

1. IFERROR:

   =IFERROR( formula; value_if_error )

Ini adalah fungsi yang digunakan untuk menangani kesalahan dalam formula. Jika formula di dalamnya menghasilkan kesalahan, IFERROR akan mengembalikan nilai yang ditentukan sebagai value_if_error. Dalam formula ini, jika ada kesalahan, IFERROR akan mengembalikan nilai kosong (“”).

2. INDEX:

   INDEX( array; row_number )

INDEX digunakan untuk mengembalikan nilai dari sel dalam rentang tertentu berdasarkan nomor baris yang diberikan. Dalam formula ini, rentang yang digunakan adalah B4:B10, dan nomor barisnya akan ditentukan oleh fungsi SMALL.

3. SMALL:

   SMALL( array; k )

SMALL mengembalikan nilai terkecil ke-k dalam sebuah array. Dalam formula ini, SMALL digunakan untuk mengembalikan nomor baris (k) yang sesuai dengan kondisi tertentu, yaitu ketika nilai dalam rentang B4:B10 sama dengan nilai yang terdapat di sel B12.

4. IF:

   IF( logical_test; value_if_true; value_if_false )

IF digunakan untuk membuat kondisi. Dalam formula ini, IF digunakan untuk memeriksa apakah nilai dalam rentang B4:B10 sama dengan nilai di sel B12.

5. ROW:

   ROW( [reference] )

ROW digunakan untuk mengembalikan nomor baris dari referensi tertentu. Dalam formula ini, ROW(1:7) digunakan untuk menghasilkan array nomor baris dari 1 hingga 7.

Dengan menggabungkan semua fungsi ini, formula array tersebut mencari nilai dalam rentang B4:B10 yang memenuhi kondisi yang diberikan (nilai sama dengan B12). Kemudian, nilai-nilai tersebut diurutkan menggunakan SMALL, dan nilai yang paling kecil (terkecil) digunakan sebagai nomor baris untuk diambil menggunakan INDEX. Jadi, formula ini mengembalikan nilai yang sesuai berdasarkan kriteria yang ditentukan.

Langkah 4: Copy dan Paste Formula Array

Langkah berikutnya adalah copy dan paste formula array di range B15:B17 ke range sebelahnya (range C5:D17). Caranya adalah blok range B15:B17 kemudian arahkan kursornya ke pojok sel B17 sampai muncul tanda “+” kemudian klik dan drag hingga ke sel D17. Dan hasilnya adalah sebagai berikut:

Langkah 5: Jumlahkan Hasilnya

Langkah berikutnya adalah menjumlah data di range D15:D17 menggunakan fungsi SUM. Input fungsi berikut di sel D18: =SUM(D15:D17). Dan hasilnya adalah:

Langkah 6: Visualisasi Data dengan Grafik

Setelah Anda berhasil memfilter data piutang, pertimbangkan untuk membuat grafik untuk visualisasi yang lebih baik. Pilih seluruh data yang sudah difilter, buka tab “Insert”, dan pilih jenis grafik yang sesuai. Dan contoh grafik sederhana yang bisa dibuat adalah sebagai berikut:

Kesimpulan

Dengan langkah-langkah di atas, Anda dapat memanfaatkan fitur dan rumus Excel untuk memfilter dan menganalisis data piutang berdasarkan tanggal transaksi. Ini membantu Anda mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang status piutang dan membuat keputusan yang lebih tepat waktu. Excel adalah alat yang sangat berguna untuk mengelola informasi keuangan dengan efisien.

Terakhir, bagi yang membutuhkan file contoh di atas, file Excel ini bisa didownload melalui tautan berikut: