Cara Verifikasi Data Bansos dengan Excel agar Penerima Dana Bansos Tepat Sasaran

Verifikasi Data Bansos – Program bantuan sosial yang diselenggarakan oleh pemerintah memiliki tujuan yang mulia untuk memberikan perlindungan dan dukungan kepada masyarakat yang membutuhkan. Namun, salah satu tantangan utama yang sering dihadapi adalah masalah tumpang tindih data penerima bantuan sosial (bansos). Tumpang tindih data terjadi ketika seorang individu atau keluarga terdaftar sebagai penerima bantuan di lebih dari satu program atau lembaga yang berbeda.

Oleh karena itu, pada artikel ini kita akan membuat satu langkah kecil yang berdampak besar menggunakan rumus-rumus sederhana Excel yakni alat verifikasi data bansos agar penerima dana Bansos tidak tumpang tindih.

Mengapa Penting untuk Mencegah Tumpang Tindih Data Penerima Bansos?

Tumpang tindih data penerima bantuan sosial (bansos) merupakan masalah serius yang dapat berdampak negatif pada efektivitas program bantuan yang diselenggarakan oleh pemerintah. Pencegahan tumpang tindih data menjadi sangat penting karena beberapa alasan utama:

1. Efisiensi Penggunaan Anggaran: Dengan mencegah tumpang tindih data, pemerintah dapat memastikan bahwa anggaran yang dialokasikan untuk bantuan sosial digunakan secara efisien dan tepat sasaran. Tanpa adanya pengendalian yang baik terhadap tumpang tindih data, risiko pemborosan anggaran dan alokasi yang tidak optimal dapat meningkat.
2. Keadilan dan Keterbukaan: Mencegah tumpang tindih data adalah langkah penting untuk menjaga keadilan dalam distribusi bantuan sosial. Dengan memastikan bahwa setiap penerima bantuan hanya terdaftar di satu program, pemerintah dapat menjamin keterbukaan dan transparansi dalam penyaluran bantuan kepada masyarakat.
3. Peningkatan Akurasi Data: Tumpang tindih data dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam informasi penerima bansos, seperti jumlah dan jenis bantuan yang diterima. Dengan menghindari tumpang tindih, data mengenai penerima bansos menjadi lebih akurat dan dapat digunakan sebagai dasar untuk perencanaan program yang lebih efektif.

Untuk itu perlu dibuat satu alat sederhana yang dapat memverifikasi data bansos agar tepat sasaran dan tidak lagi terjadi tumpang tindih data penerima dana bansos.

Potensi Dampak Negatif dari Tumpang Tindih Data

Selain pentingnya mencegah tumpang tindih data, kita juga perlu mempertimbangkan potensi dampak negatif yang dapat timbul akibat masalah ini. Beberapa dampak negatif yang mungkin terjadi adalah:

1. Penyalahgunaan Dana Publik: Tumpang tindih data dapat memicu penyalahgunaan dana publik karena seseorang atau kelompok dapat menerima bantuan ganda atau berlebihan, yang pada akhirnya merugikan keuangan negara.
2. Ketidakpuasan Masyarakat: Ketidakpuasan masyarakat dapat muncul jika terdapat ketidakadilan dalam penyaluran bantuan sosial akibat tumpang tindih data. Hal ini dapat mengurangi kepercayaan masyarakat terhadap program bantuan sosial yang diselenggarakan pemerintah.
3. Ketidakpastian Program: Tumpang tindih data juga dapat menciptakan ketidakpastian dalam efektivitas program bantuan sosial. Dengan adanya data yang tidak akurat atau terdapat duplikasi penerima bansos, pencapaian tujuan program dapat terhambat.

Dengan memahami pentingnya mencegah tumpang tindih data penerima bansos dan potensi dampak negatifnya, pemerintah dan stakeholders terkait dapat bekerja sama untuk mengimplementasikan strategi yang efektif dalam manajemen data bansos guna mencapai distribusi bantuan yang lebih tepat sasaran dan efisien, yang salah satunya menyediakan alat verifikasi data bansos sederhana dan user friendly khususnya ketika digunakan oleh pemerintahan tingkat bawah seperti pemerintah desa, dll.

Mengidentifikasi Masalah

Masalah tumpang tindih data penerima bantuan sosial (bansos) merupakan situasi di mana individu atau keluarga terdaftar sebagai penerima bantuan di lebih dari satu program atau lembaga yang berbeda.

Faktor-faktor penyebab utama dari tumpang tindih data ini antara lain adalah kurangnya koordinasi antara lembaga pemberi bantuan, kelemahan dalam sistem pencatatan data yang tidak terintegrasi, serta kurangnya verifikasi dan validasi data bansos yang efektif karena ketiadaannya alat verifikasi data bansos yang mudah digunakan.

Risiko yang terkait dengan masalah ini mencakup penyalahgunaan dana publik karena penerima bansos dapat menerima bantuan ganda atau berlebihan, ketidakadilan dalam distribusi bantuan yang dapat memicu ketidakpuasan masyarakat, serta ketidakpastian dalam efektivitas program bantuan sosial akibat data yang tidak akurat dan duplikasi penerima bansos.

Dengan pemahaman mendalam mengenai masalah tumpang tindih data bansos dan faktor-faktor penyebabnya, yang salah satunya adalah kurangnya verifikasi dan validasi data yang efektif karena proses tersebut dilakukan secara manual. Untuk itu, sekarang kita akan coba buat alat verifikasi data bansos menggunakan rumus Excel sederhana agar penerima bansos tidak lagi tumpang tindih.

Langkah Membuat Alat Verifikasi Data Bansos

Langkah 1. Buat tabel Data Riwayat Penerima Bansos

Sebelum beranjak lebih jauh, hal pertama yang akan kita lakukan sebelum membuat alat verifikasi data bansos adalah membuat tabel yang berisi data riwayat penerima bansos dari lembaga dan waktu sebelumnya. Baru kemudian buat tabel berikutnya yang berisi tabel data calon penerima bansos berikut dengan tabel tambahan yang nantinya akan memverifikasi apakah yang bersangkutan pernah menerima dana bansos sebelumnya atau tidak.

Dan berikut adalah contoh tabel sederhana tentang data riwayat penerima bansos sebelumnya dan juga tabel data calon penerima bansos berikut dengan tabel verifikasinya yang bisa kita gunakan:

Di tabel tersebut, sebagai contoh kita akan memverifikasi calon penerima Ban-DD atas nama Maradona apakah layak atau tidak. Dinyatakan layak dan akan otomatis tertampil namanya di kolom Penerima Ban-DD Terverifikasi apabila belum pernah menerima bansos sebelumnya berdasarkan data tabel yang ada di range B5:F16 dan akan otomatis diabaikan jika memiliki riwayat pernah menerima bansos pada program bansos sebelumnya.

Langkah 2. Membuat Rumus Excel di Kolom Dummy

Agar rumus Excel yang digunakan tetap sederhana dan tidak panjang maka sebelum ke kolom verifikasi terlebih dahulu kita akan mengkalkulasi nama-nama calon menggunakan kolom dummy. Tujuannya adalah untuk nama-nama yang belum pernah muncul di riwayat bansos akan ditandai dengan nomor 1 hingga seterusnya tapi muncul di urutan pertama.

Dan rumus Excel yang bisa digunakan untuk keperluan tersebut adalah fungsi SUM yang kita kombinasikan dengan fungsi COUNTIF. Berikut rumus Excel di sel J5 yang bisa kita gunakan:

=SUM(J4;COUNTIF(B4:F16;I5)=0)

Tarik rumus di atas ke sel yang ada di bawahnya hingga sel J16. Dan berikut adalah hasilnya:

Penjelasan Rumus

Mari kita bahas secara detail bagaimana formula ini bekerja:

1. SUM(J4;COUNTIF(B4:F16;I5)=0): Ini adalah formula gabungan yang terdiri dari dua fungsi Excel, yaitu SUM dan COUNTIF. SUM(J4;…): Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan nilai-nilai yang diberikan. Dalam contoh ini, SUM(J4;…) berarti kita akan menjumlahkan nilai dari sel J4 dan sel lain yang akan dihitung berdasarkan fungsi COUNTIF. Sementara untuk …;COUNTIF(B4:F16;I5)=0): Di sini, kita memiliki COUNTIF yang menghitung berapa kali nilai tertentu muncul dalam rentang sel yang ditentukan. COUNTIF(B4:F16;I5)=0 berarti kita menghitung berapa kali nilai dari sel I5 muncul di rentang sel B4:F16, tetapi kita hanya ingin mengambil nilai yang sama dengan 0 (tidak ada kemunculan).
2. Penjelasan langkah demi langkah:

• Formula pertama-tama menghitung berapa kali nilai yang ada di sel I5 muncul dalam rentang sel B4:F16 menggunakan COUNTIF(B4:F16;I5).
• COUNTIF mengembalikan jumlah kemunculan nilai tersebut.
• Selanjutnya, formula memeriksa apakah hasil COUNTIF sama dengan 0 menggunakan =0. Jika hasilnya 0, berarti nilai dari sel I5 tidak ada yang muncul di rentang B4:F16.
• Jika hasil COUNTIF=0, maka COUNTIF(B4:F16;I5)=0 akan menjadi benar (TRUE), dan SUM(J4;TRUE) akan dihitung. Tetapi jika hasil COUNTIF>0, COUNTIF(B4:F16;I5)=0 akan menjadi salah (FALSE), dan SUM(J4;FALSE) akan dihitung.
• Jika COUNTIF=0 (tidak ada kemunculan nilai I5 di rentang B4:F16), maka formula akan menjumlahkan nilai dari sel J4 dengan 0 (karena TRUE dianggap sebagai 1 dalam operasi matematika), sehingga hasilnya adalah nilai dari sel J4.
• Jika COUNTIF>0 (ada kemunculan nilai I5 di rentang B4:F16), maka formula akan menjumlahkan nilai dari sel J4 dengan 1 (karena FALSE dianggap sebagai 0 dalam operasi matematika), sehingga hasilnya adalah nilai dari sel J4 ditambah 1.

Dengan demikian, formula tersebut dapat digunakan untuk menjumlahkan nilai dari sel J4 dengan 1 jika nilai dari sel I5 tidak ada yang muncul di rentang B4:F16, atau menjumlahkan nilai dari sel J4 dengan 0 jika nilai I5 muncul setidaknya satu kali di rentang tersebut.

Langkah 3. Membuat Nomor Urut

Karena kolom nomor urut ini hanya berisi 12 baris maka untuk mempercepat pembuatannya bisa menggunakan array formula yang ditulis di banyak kolom. Caranya blok range L5:L16 kemudian di formula bar kita ketik rumus berikut:

=ROW(1:12)

Dan karena ini array formula, maka akhiri penulisan rumusnya dengan menekan Ctrl + Shift dan Enter (jangan hanya Enter). Jika benar akan ada simbol kurung kurawal yang mengapit rumusnya. Berikut adalah hasilnya:

Langkah 4. Mengisi Rumus di Kolom Verifikasi

Langkah terakhir adalah mengisi rumus di kolom verifikasi (range M5:M16). Di sini kita akan menggunakan fungsi INDEX MATCH yang tujuannya untuk mengambil data kolom I yang sesuai dengan nomor di kolom L dan K.

Dan rumus INDEX MATCH yang bisa digunakan pada sel M5 adalah sebagai berikut:

=IFERROR(INDEX($I$5:$I$16;MATCH(L5;$J$5:$J$16;0));"")

Copy dan paste rumus di atas ke sel yang ada di bawahnya hingga sel M16. Dan berikut adalah hasilnya:

Penjelasan Rumus

Mari kita bahas langkah demi langkah bagaimana formula pada alat verifikasi data bansos ini bekerja:

1. IFERROR: Ini adalah fungsi Excel yang digunakan untuk menangani kesalahan (error) dalam formula. Fungsi ini memiliki dua argumen: nilai atau formula yang ingin dievaluasi, dan nilai yang ingin dikembalikan jika terjadi kesalahan.
2. INDEX($I$5:$I$16;MATCH(L5;$J$5:$J$16;0)): Ini adalah bagian dari IFERROR yang digunakan untuk mencari nilai tertentu di dalam suatu rentang sel. Mari kita bahas komponen-komponennya:

• INDEX($I$5:$I$16;…): Fungsi INDEX digunakan untuk mengambil nilai dari suatu rentang sel berdasarkan nomor baris atau kolomnya. Dalam contoh ini, kita ingin mengambil nilai dari rentang sel I5:I16.
• …;MATCH(L5;$J$5:$J$16;0): Di sini, MATCH digunakan untuk mencari posisi suatu nilai di dalam rentang sel tertentu. Argumen-argumennya adalah nilai yang ingin dicari (L5), rentang sel tempat pencarian dilakukan ($J$5:$J$16), dan 0 yang menandakan pencarian dilakukan secara tepat (nilai harus sama persis).

Penjelasan langkah demi langkah:

• Formula ini mencari nilai yang ada di sel L5 di rentang sel J5:J16 menggunakan fungsi MATCH.
• Jika nilai L5 ditemukan di dalam rentang J5:J16, MATCH akan mengembalikan posisi (nomor baris) tempat nilai tersebut ditemukan.
• Kemudian, INDEX digunakan untuk mengambil nilai dari rentang I5:I16 berdasarkan posisi yang ditemukan oleh MATCH.
• Jika nilai L5 tidak ditemukan di rentang J5:J16, maka MATCH akan mengembalikan kesalahan (error).
• Fungsi IFERROR digunakan untuk menangani kesalahan tersebut. Jika terjadi kesalahan, yaitu nilai L5 tidak ditemukan di rentang J5:J16, maka formula akan mengembalikan nilai kosong (“”), yang artinya tidak ada nilai yang ditampilkan.

Dengan demikian, formula ini digunakan untuk mencari dan menampilkan nilai dari rentang I5:I16 berdasarkan nilai yang ada di sel L5, dengan penanganan kesalahan jika nilai tersebut tidak ditemukan di rentang J5:J16.

Kesimpulan

Mencegah tumpang tindih data penerima bantuan sosial (bansos) adalah krusial untuk menjaga efektivitas dan efisiensi program bantuan yang diselenggarakan oleh pemerintah. Dengan mengurangi atau menghilangkan tumpang tindih data, pemerintah dapat memastikan bahwa anggaran yang dialokasikan untuk bansos digunakan secara tepat sasaran, menghindari pemborosan dan penyalahgunaan dana publik.

Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah dengan melakukan verifikasi dan validasi calon penerima bansos menggunakan alat verifikasi data bansos menggunakan rumus Excel sederhana seperti yang telah kita bahas di atas.

Dengan cara ini, pemerintah dapat memiliki kontrol yang lebih baik terhadap integritas data penerima bansos dan mengurangi risiko tumpang tindih data secara efektif. Langkah-langkah seperti ini juga dapat meningkatkan keterbukaan dan transparansi dalam penyaluran bantuan sosial, serta memberikan kepercayaan yang lebih besar kepada masyarakat terhadap program bantuan yang diselenggarakan.

Pranala Luar

File Excel Cara Verifikasi Data Bansos dengan Excel agar Penerima Dana Bansos Tepat Sasaran ini bisa Anda download jika memang memerlukannya dengan cara klik tautan di bawah ini:

Atau juga jika ingin mempelajari langkah demi langkahnya secara visual, bisa kunjungi Youtube Channel Depot Excel yang berjudul: Cara Mencegah Tumpang Tindih Data Penerima Bansos dengan Excel. Di sana Anda akan melihat bagaimana rumusnya bekerja. Semoga bermanfaat!